Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova)

For Fagforbundet er Prop. 52.L (2024-2025) et etterspurt og etterlengtet lovforslag. Vi er derfor glade for at den endelig er til behandling. Vi er positive til lovforslaget og opplever den som grundig. Vi vil likevel nevne noen punkter som vi også valgte å fokusere på under forrige høringsrunde.  

Privatarkiv 

Fagforbundet mener at privatarkiv er viktige bidrag for å kunne få en helthetlig samfunnsdokumentasjon. Arkivlovutvalget pekte på at fylkeskommunen burde få en lovfestet rolle som fylkeskoordinerende ledd for privatarkiv, men dette er ikke fulgt opp i lovforslaget. Vi mener det ville vært fordelaktig at en offentlig instans hadde fått lovfestet dette ansvaret. Fagforbundet støtter utvidelsen av virkeområdet i forslag til ny arkivlov, men opplever at private rettssubjekter ofte faller utenfor lovforslagets virkeområde. Fagforbundet mener private tjenesteytere bør følge arkivloven på lik linje som det offentlige.  

Journalplikten 

Fagforbundet støtter at journalplikten videreføres enn så lenge, og er enig i at det på lang sikt er gunstig at den avvikles. Men vi understreker at før journalplikten avvikles, må det eksistere konkrete alternativer.  

Skytjenester 

Fagforbundet er positive til at lovforslaget presiserer at lagring av digitale arkiv i utlandet reguleres strengt. Vi er likevel bekymret for at bruk av internasjonale, private skytjenester kan medføre svekket kontroll og tilsyn, særlig dersom data fysisk befinner seg utenfor norsk jurisdiksjon. Opplysninger lagres ofte på tvers av landegrenser, noe som kan utfordre både sikkerhet og personvern. Vi gjentar vårt ønske om at man utreder muligheten for en nasjonalt eid, offentlig drevet skyløsning. 

Bevaring, kassasjon og håndtering av personopplysninger  

Fagforbundet støtter at forbudet mot å kassere visse typer dokumentasjon videreføres. Vi er samtidig opptatt av at oppbevaring av sensitive opplysninger ikke skal utvides utover det som er nødvendig. Loven bør sikre at man bare tar vare på det som har reell langsiktig verdi for rettssikkerhet, kontroll og kulturarv, og at bevaring bygger på en solid arkivfaglig vurdering 

Oppsummering

Fagforbundet mener lovens overordnete prinsipper og krav vil bidra til at viktige samfunnsverdier sikres, samtidig som forvaltningen fortsatt moderniseres. Vi oppfordrer komiteen til å se på følgende:  

1. Sørge for at private tjenesteleverandører underlegges samme arkivkrav som det offentlige når de utfører lovpålagte oppgaver

2. Videreføre journalføringsplikten inntil bedre og mer helhetlige digitale løsninger er fullt ut tilgjengelige. 

3. Utrede offentlig skyløsning for å styrke sikkerhet og kontroll med digitalt arkivmateriale.

4. Sikre at prinsipper for bevaring og kassasjon er tydelige og ivaretar både rettssikkerhet og personvern. 

Vi takker for muligheten til å komme med innspill og står gjerne til disposisjon for spørsmål.  

Norges museumsforbund representerer hele museumslandskapet i Norge. Mange av våre medlemmer har gjennom mange år bidratt til å bevare privatarkiv av lokal, regional, nasjonal og transnasjonal interesse og verdi. Samlet utgjør disse et betydelig antall hyllemeter med privatarkiv som dokumenterer ulike deler av historien i Norge. Ofte er disse arkivene knyttet til næringsliv, ulike organisasjoner og andre deler av samfunnslivet rundt museene. Privatarkivene museene ivaretar er derfor ofte tett koblet opp mot museenes formål og virkeområde. I tillegg samvirker de ofte med øvrige deler av museenes samlingsforvaltning; gjenstander, foto og annet dokumentasjonsmateriale som museene skaper, eller bidrar til å skape i arbeidet med å dokumentere samfunnet rundt dem.

Derfor er vi svært glade for at arkivloven nå er lagt frem. Vi er blant de mange som har ventet lenge på den. Museumsforbundet vil i hovedsak knytte sine kommentarer til kapittel 3. Privatarkiv, men kommenterer også andre deler av forslaget til arkivlov som omhandler privatarkiv eller andre spørsmål som er særlig relevante for museene.

Bestemmelsene nyttet til bevaring av privatarkiv i det nye lovforslaget er i hovedtrekkene likt det opprinnelige lovforslaget og de gjeldene reglene blir stort sett videreført. Museumsforbundet hadde ønsket en mer offensiv lov som i større grad sikrer arbeidet med privatarkiv i Norge.

Det finnes imidlertid noen positive endringer og tydeliggjøringer som er viktige for å legge bedre grunnlag for fremtidig arbeid med privatarkiv i museene. At det i §1 andre og tredje ledd presiseres at loven «skal leggja til rette for at arkiva kan tena som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og grunnlag for forskning, og at allmenta kan ta arkiva i bruk» og at den også «skal leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskaplig verdi» gir legitimitet til arbeidet med bevaring av privatarkiv i museene.

Det at man i proposisjonen presiserer at personopplysningslovens §§ 8 og 9 gir grunnlag for å håndtere personopplysninger for arkivformål i «allmentas interesse» er viktig. Det tydeliggjør at også museer har rett til å oppbevare denne type dokumentasjon i de arkivene de bevarer. Mange museer har vært usikre på om de kan det på grunn av personopplysningsloven og GDPR-bestemmelsene. Departementet mener at de institusjoner som i dag utgjør privatarkivfeltet klarer å håndtere og utføre oppgaver knyttet til «arkivformål i allmentas interesse», selv om det kan være behov for rettledning av private arkivbevaringsinstitusjoner. Kompetanse- og nettverksbygging kan løses via eksisterende nettverk og samarbeid og vil for Nasjonalarkivet kunne bli en måte å komme nærmere denne typen institusjoner.

Museumsforbundet mener fortsatt at loven tydeligere burde ha inkludert museene blant institusjonene reglene om privatarkiv bør gjelde for, både fordi majoriteten av dem har betydelig offentlig støtte og fordi de gjør en viktig jobb med å langtidslagre viktig samfunnsdokumentasjon. En slik anerkjennelse av denne rollen ville kunne tydeliggjøre museene som formelle partnere for Nasjonalarkivet og fylkene i det nasjonale bevaringsarbeidet. I dag har flere museer fått tildelt rollen som fylkeskoordinerende ledd i flere av fylkene fordi de anses som kompetente til å fylle den rollen. Erfaringer viser at det er varierende interesse for og kunnskap om privatarkiv i fylkeskommunene og da kan museene være mer egnede ressurser i dette arbeidet. 

Museene har god kunnskap om samfunnet de virker i og nyter høy grad av tillit i befolkningen. Dette gjør dem til gode samarbeidspartnere for bevaring av både nasjonalt viktige arkiver, men også andre arkiv som er viktig kulturarv og sentrale for forskning og dokumentasjon knyttet til de enkelte lokalsamfunnene. På den måten bidrar de til bevaring av et større mangfold av arkiv enn det som vil bli prioritert av Nasjonalarkivet. Museumsforbundet mener det ville gitt arbeidet med privatarkiv mer legitimitet dersom rollene var tydeligere beskrevet i loven. 

At loven legger et overordnet ansvar for samordning av privatarkivfeltet til Nasjonalarkivet, er riktig ut fra dets rolle, oppgaver og ressurser. Med presiseringen i lovens § 1 andre og tredje ledd er kulturarvsaspektet i tilnærmingen til dette arbeidet styrket. Det vil bidra til å videreutvikle arbeidet med privatarkiv i Nasjonalarkivet og tilføre et utvidet fokus og legitimere et bredt samarbeid med relevante parter i kommuner, fylker, museer og bibliotek.

I proposisjonen understrekes det at innsamling og bevaring av privatarkiv er tuftet på frivillig medvirkning og avtaler om overdragelse av eiendomsrett eller deponering. Museumsforbundet mener det er positivt at loven i § 19 tydeliggjør at eiendomsretten til avleverte privatarkiv overføres bevaringsinstitusjonen og at eiendomsretten til deposita overføres til bevaringsinstitusjonen etter 100 år. Det er en god bestemmelse som vil bidra til at man unngår unødige utfordringer knyttet til eierskap av denne typen arkiv.

Bestemmelsene i § 20 Særskilt bevaringsverdige privatarkiv er i stor grad en videreføring av tidligere bestemmelser, men kan være nødvendig dersom viktige arkiv trues av utførsel eller oppdeling. Dette gir Nasjonalarkivet en mulighet til å begrense eierens mulighet til å råde over arkivet. Bestemmelsen er tidligere i liten grad brukt, men er særlig viktig å ha lovfestet siden vern av privatarkiv er generelt svakt.

Regionalt ansvar for privatarkiv

Museumsforbundet har, sammen med en rekke andre organisasjoner i tidligere innspill til loven og til arbeidet med den siste Museumsmeldingen, etterlyst at det gis tydeligere oppdrag til både museene og kommuner og fylkeskommuner. Dette innfris ikke i det fremlagte lovforslaget som følger samme prinsipp som kulturloven som nylig ble behandlet i Stortinget. En tydeligere ansvarliggjøring av det regionale nivået mener vi i større grad ville forankre ansvaret på regionalt nivå slik at de som i dag ikke tar dette ansvaret på en tilfredsstillende måte blir mer bevisste og dermed tar et tydeligere grep om denne delen av kulturarven. Dette gjelder også utfordringene knyttet til langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv.

Under det kulturpolitiske toppmøtet som KS og Kultur- og likestillingsdepartementet arrangerte i februar tok flere regionale stemmer til orde for tydeligere krav fra staten knyttet til forslagene om ikke å lovfeste plikt i kulturloven.

Denne lovgivningsprosessen fremstår som påfallende lite ambisiøs sett med Norsk Journalistlags øyne.

Hovedinnholdet i proposisjonen oppsummeres slik (side 7): «Gjeldande rett blir for det meste vidareført i den nye lova». Når det gjelder de økonomiske konsekvensene, heter det (side 141): «Slik framlegget til ny arkivlov er utforma, vil det ikkje påføre det offentlege vesentlege økonomiske eller administrative bører ut over det som følgjer av gjeldande rett.»

Med andre ord skal lovgiver behandle et forslag til en ny lov om dokumentasjon og arkiv som i all hovedsak viderefører de arkivfaglige prinsippene i arkivloven fra 1992. Samtidig skal den nye arkivlovgivningen ikke medføre noen økonomiske kostnader for staten.

Nyhetsorganet Rett 24 beskrev prosessen treffende etter at Arkivlovutvalget (NOU 2019:9) la frem sine forslag. Overskriften lød: «Departementet skroter praktisk talt hele arkivlov-NOU’en og starter ny høring». Ingressen oppsummerte hovedpoenget: «Så godt som ingen av de sentrale grepene i NOU’en som Arkivlovutvalget levert i 2019, blir fulgt opp.»

Selv mener vi at det burde ha vært denne proposisjonen som ble forkastet, og at komiteen i stedet burde ha instruert embetsverket om å inkorporere en større del av Arkivlovutvalgets forslag.

Arkivlovutvalget leverte et av de mest fremtidsrettede lovforslagene noensinne, med en dyp forståelse for dagens utfordringer. I dag står vi overfor store problemer knyttet til forsvarlig arkivering, særlig når det gjelder e-postklienter, SMS-er og digitale samhandlingsplattformer.

Lovutvalget foreslo å erstatte postjournalen med en generell plikt til innebygd arkivering – en løsning som ville vært optimal for fremtidens arkivsystemer. Arkivering ville da skje løpende og automatisk, integrert i arbeidsprosesser og systemer. Fullautomatisert håndtering av arkivpliktig dokumentasjon er åpenbart veien videre.

En slik løsning ville styrket innsynsretten – ikke bare for forvaltningen selv, men også for innbyggere og journalister. Offentlige virksomheters dokumentasjon ville vært lettere tilgjengelig, og friere søk i metadata ville gitt en mer moderne og åpen tilnærming til offentlig innsyn. Dette ville i større grad enn i dag gjort det mulig å spore beslutningsprosesser og de underliggende vurderingene i forvaltningens saksbehandling.

Forslaget til modernisering ville uunngåelig hatt økonomiske konsekvenser. Men dersom dette var blitt tatt på alvor, og nødvendige midler bevilget til å utvikle de tekniske løsningene, kunne vi ha eliminert tidstyver, forbedret kvaliteten på offentlig saksbehandling og samtidig styrket borgernes rett til informasjon.

I stedet velger Kulturdepartementet å videreføre dagens regler om journalføring og skriver bemerkelsesverdig nok i proposisjonen (side 71): «Den dagen teknologi og tilgrensande lovverk er modent for endring, kan spørsmålet adresserast på ny.»

Samtidig starter Norges nasjonale digitaliseringsstrategi for 2024-2030 med følgende ambisiøse påstand: «I 2030 er Norge verdens mest digitaliserte land, og vi har lyktes med den digitale omstillingen av samfunnet vårt.»

Norsk Journalistlag mener at denne målsettingen er umulig å nå med dette forslaget til ny arkivlov. Arkiv er fundamentet i norsk forvaltning. De er ikke bare et lager for gamle dokumenter, men en garanti for at vedtak og saksbehandling i offentlig sektor kan etterprøves. Dette er en forutsetning for undersøkende journalistikk og demokratiske kontroll av myndighetene. En fungerende arkivstruktur gir raskere beslutningsprosesser og bedre tjenestelevering. Effektiv dokumentasjon og arkivhåndtering er dessuten avgjørende for en robust beredskap.

Siden høringsnotatet til den nye arkivloven ble utarbeidet i 2021, har bruken av kunstig intelligens økt betydelig. For eksempel har Skatteetaten allerede utviklet en prototype for automatisert håndtering av arkiv- og journalpliktig dokumentasjon. Maskinlæringsløsningen kan blant annet kategorisere innholdet i tekstene og vurdere om informasjonen er av privat karakter.

Selv om kunstig intelligens er et sentralt tema i hele samfunnet vårt, nevnes det kun én gang i proposisjonen (side 159) – og da utelukkende i forbindelse med det videre forskriftsarbeidet. Det er imidlertid loven som fastsetter de grunnleggende arkivfaglige kravene (side 12). Forslaget fremstår derfor allerede som utdatert når det gjelder forvaltningens håndtering av store datamengder – et område som også er avgjørende for datastøttet journalistikk.

Når det gjelder forskriftsarbeidet, mener Norsk Journalistlag at pliktsubjektene ikke bør få for stor handlefrihet. Bestemmelsene bør være minst mulig skjønnsmessige og så forutsigbare som mulig. Dette vil sikre en ensartet praksis og ivareta rettssikkerhet i hele forvaltningen. Reglene bør også være enkle å håndheve, ettersom for vide og uklare prinsipper kan være utfordrende å kontrollere. Dessverre inneholder forslaget ingen føringer som garanterer dette i det videre arbeidet med forskriften.

Som et minimum bør komiteen på det nåværende tidspunkt stille tekniske krav til forvaltningens nye systemer. I den forbindelse viser vi til halve Viderebruksutvalgets anbefalinger i NOU 2024:14 Med lov skal data deles, der det foreslås å stille krav om innebygd åpenhet og åpenhet som standardinnstilling.

I praksis innebærer dette at offentlige virksomheter, både ved anskaffelser og utvikling av egne systemer, må sikre løsninger som legger til rette for økt datadeling og viderebruk. Dette er i tråd med prinsippene for «innebygd personvern» og «innebygd arkivering». En slik plikt betyr for eksempel at nye databaser må kunne eksportere opplysninger.

Norsk Journalistlag foreslår derfor følgende merknad fra komiteen:

«I tråd med prinsippene om innebygd åpenhet, og åpenhet som standardinnstilling, skal offentlige virksomheter ved anskaffelser og ved design av egne systemer sørge for løsninger som letter deling av data for økt viderebruk.»

KS viser til forslaget til ny arkivlov og ønsker med dette å gi våre synspunkter på de foreslåtte endringene. Vi er positive til at regelverket moderniseres, slik at det i større grad samsvarer med den digitale virkeligheten i kommunesektoren. Samtidig vil vi peke på noen områder der det er behov for tydeligere avklaringer, praktiske løsninger og proporsjonale virkemidler.

Overordnede merknader
Vi støtter hovedgrepet i lovutkastet: å etablere et bredere dokumentasjonsbegrep som omfatter både tradisjonelle dokumenter, strukturert informasjon, metadata og algoritmer. For kommunesektoren er det avgjørende at loven legger til rette for en effektiv og hensiktsmessig dokumentforvaltning. Samtidig er det viktig at man unngår overdrevent omfattende lagringskrav. For mange kommuner vil det være krevende å oppbevare all digital informasjon over lengre tid dersom ikke kravene er klart definert og risikobaserte.

Behov for tydelig forskriftsarbeid
Vi registrerer at lovforslaget i stor grad rammes inn av forskriftshjemler. For KS er det avgjørende at disse forskriftene utvikles i tett samarbeid med kommunal sektor. Dette sikrer at kommunenes ulike forutsetninger, fagsystemer og ressursmessige rammer blir hensyntatt. Vi etterlyser særlig:

• Klare avgrensninger av hva som skal arkiveres: Det er viktig at forskriftene skiller mellom dokumentasjon av reell forvaltningsbetydning og data som ikke er arkivverdige.
• Forutsigbarhet for digitale fellesløsninger: Mange kommuner benytter felles systemer på tvers av sektorgrenser eller i interkommunale samarbeid. Forskriftsbestemmelsene må derfor sikre en tydelig ansvarsfordeling, samt åpne for gode, fremtidsrettede løsninger.

Sanksjons- og tilsynsregime
Forslaget innebærer et mer omfattende kontroll- og sanksjonsapparat. KS anerkjenner behovet for å sikre etterlevelse av arkivlovens krav, men understreker at virkemidlene bør være proporsjonale. Vi mener det er viktig å skille klart mellom grove, klanderverdige brudd og mindre, ofte utilsiktede feil. Tvangsmulkt og eventuelle straffereaksjoner må kun benyttes når det er klart nødvendig for å ivareta lovens formål. Målrettet veiledning og oppfølging er ofte et mer hensiktsmessig tiltak overfor kommuner som trenger bistand til å rette opp mangler i arkivrutinene.

Utførsel av digitale arkiv og bruk av skytjenester
KS er opptatt av å sikre at kommunene kan ta i bruk skytjenester og andre moderne teknologiske løsninger. Vi støtter prinsippet om å beskytte originalt arkivmateriale, men håper at nye forskrifter åpner for fleksible modeller innen EU/EØS-området, hvor datasenterløsninger kan være både trygge og kostnadseffektive. Vi ber derfor om at lovgiver unngår unødvendig rigide begrensninger på digital utførsel, og legger til rette for forsvarlige sikkerhetsmekanismer i samsvar med eksisterende personvern- og sikkerhetsregler.

Kommunal organisering og lokal historie
Mange kommuner har investert i interkommunale arkivinstitusjoner for å ivareta langsiktig og samordnet bevaring av arkiver. Lovforslaget åpner for at kommunenes arkiver i særlige tilfeller kan overføres til Nasjonalarkivet. KS mener at eventuelle vedtak om en slik overføring må skje i dialog med den berørte kommunen. Kommunens eierrett og behov for lokal tilstedeværelse bør respekteres, spesielt i saker som berører lokal kulturarv eller historiske arkiver av regional betydning.

Oppsummering
KS støtter lovforslagets mål om å gjøre arkivregelverket mer treffsikkert i en digital tidsalder. Vi deler ønsket om å sikre bevisverdi, åpenhet og kulturarv, samt styrke rettssikkerheten for innbyggerne. For at endringene skal fungere godt i praksis, er det nødvendig at kommunene gis reell medvirkning når forskriftene skal utformes. Da unngår vi at det settes krav som blir svært krevende å oppfylle uten at det gir klart økt nytte.

Vi takker for muligheten til å komme med innspill og stiller oss til disposisjon for videre dialog i det videre forskriftsarbeidet. Vår vurdering er at det ikke er noen grunnleggende motsetning mellom lovforslaget og KS’ høringsuttalelse (2022), men vil peke på at det i forskriftsarbeidet legges vekt på behovet for tydelige, tilpassede regler og balanserte sanksjonsformer, slik at kommunesektoren på best mulig måte kan ivareta sine arkiver i tråd med lovens formål.

Arkivforbundet ser positivt på at regjeringen har oversendt forslag til ny arkivlov til behandling i Stortinget. Det har vært helt nødvendig, slik vi ser det, å få en revisjon av arkivloven med tilhørende forskrifter.

Vi støtter opp om endringen av navnet på lovframlegget der dokumentasjon løftes opp som begrep. Vi synes også det er bra med navnendringen fra Arkivverket til Nasjonalarkivet, da vi mener det vil gi en tydeliggjøring av etatens ansvar og samfunnsoppdrag og være lettere å kjenne igjen for befolkningen.

Likevel mener vi lovforslaget kunne hatt tydeligere vært tydeligere krav til å sikre rettighetsdokumentasjon i tilfeller der private virksomheter utfører lovpålagte oppgaver på oppdrag for det offentlige. Vi hadde også sett for oss at fylkeskommunen hadde fått styrket sin rolle rundt privatarkiv.  

Formålet med loven
Arkivforbundet er fornøyd med at begrepet «kulturarv» er blitt inkludert i lovens formålsparagraf (2. ledd). Det at arkiv (og privatarkiv) er kulturarv er et prinsipp som er viktig å lovfeste. Det er positivt at den tidligere formuleringen om «verneverdige» privatarkiv er blitt endret og definert som «privatarkiv med rettslig, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi.» Videre er det positivt at formålsparagrafen presiserer at loven også skal legge til rette for tilgjengeliggjøring av privatarkiv, ikke bare bevaring.

Sikre rettighetsdokumentasjon uavhengig av tjenestetilbyder
Dette lovforslaget fastsetter at private rettssubjekt som løser lovpålagte oppgaver på vegne av det offentlige, ikke skal omfattes av arkivlovens virkeområde. Departementet tilrår imidlertid at de offentlige organene som har inngått avtale med private rettssubjekt om å løse slike oppgaver, skal ha plikt til å ta imot og ta vare på dokumentasjonen fra tjenesteleverandøren.

Vi mener dette ikke er tilstrekkelig dersom ift. å sikre rettighetsdokumentasjon i slike tilfeller, og dermed oppnå en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning slik formålsparagrafen fastsetter.

Arkivforbundet mener at forslaget fra NOU 2019-9 var bedre:
«Organ omfattet av første ledd som setter ut lovpålagte oppgaver til noen som ikke er omfattet av denne loven, skal sørge for oppfølging av dokumentasjonspliktene for disse oppgavene».

Slik forslaget lovutkastet nå er innrettet vil et forsøk på å praktisere bestemmelsene stride mot gjeldende rett i personvernforordningen. Private aktører, eksempelvis en privat barnehage, må ha rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger.

Som hovedregel vil behandling av sensitive personopplysninger være forbudt, dersom ikke dette grunnlaget finnes. Det rettslige grunnlaget for kommunale barnehagers behandling av personopplysninger/sensitive personopplysninger hjemlet i personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav c «rettslig forpliktelse» og art. 9 nr. 2 bokstav j «arkivformål». Private barnehager og andre private rettssubjekter som ikke faller inn under virkeområdet til arkivloven slik tilfelle er med dette forslaget, har dermed ikke lov til å samle inn og behandle denne typen dokumentasjon. Og de har da selvsagt ikke anledning til å behandle dette som arkiv. Kommuner har derfor heller ikke anledning til å inngå avtaler om at disse opplysningene skal tas var på i sine arkiv.

Dette betyr at forslaget til §7 i proposisjonen er verdiløs i slike sammenhenger. Kommunen kan gjerne ha en plikt til å ta imot dokumentasjonen, men når det private rettssubjektet ikke har anledning til å behandle slike opplysninger, vil det ikke bli overført denne typen dokumentasjon.

Datatilsynet sitt standpunkt er at en privat barnehage eller annet privat rettssubjekt ikke kan utøve myndighet ovenfor omsorgsperson til barnet og pålegge en arkiveringsplikt for opplysninger som samles inn om dem. Dette vil være et betydelig inngrep i personvernet. Vi mener Stortinget må ta stilling til denne problemstillingen. Det vil være uheldig om det er ulikt rettsvern for barn som mottar lovpålagte oppgaver fra private aktører, jamfør de rettighetene barn som mottar oppgaver fra kommunene selv.

Offentlige organ har i dag plikt til å skape, arkivere og bevare rettighetsdokumentasjon. Det er, slik vi ser det, helt nødvendig at rettighetsdokumentasjon fra skoler, barnehager, barnevern, sykehjem med mer tas vare på uansett hvem som utfører en tjeneste. Private som gir disse tjenestene har ikke det samme arkivansvaret med dagens regelverk, og med eksemplet ovenfor viser vi at denne praksisen videreføres i departementets forslag. Det vil, etter vårt syn være krevende å få dette arkivansvaret inn i avtaler eller særlover i ettertid. Dessuten mener vi å plassere slike bestemmelser i særlover vil gjøre det krevende å ha oversikt.

Innsynsrett
§17.  Arkivforbundet er positiv til at Nasjonalarkivet får et presisert lovgrunnlag for håndtering av sin taushetsplikt. Men, kompleksiteten som ligger til grunn for denne presiseringen, som blir drøftet godt og grundig i proposisjonen, gjelder også for kommunalt og fylkeskommunalt materiale. Dette materialet må fremdeles håndteres i det komplekse bildet knyttet til ulike klausulbestemmelser i særlover. Dette gir en risiko for at kommunalt materiale derfor blir mer utilgjengelig enn statlig materiale, samt en risiko for en annen innsynspraksis for materiale som i sitt vesen bør sees i sammenheng.

Privatarkiv - Fylkeskommunen må få lovfestet ansvar
Arkivforbundet mener at fylkeskommunen bør få et lovfestet ansvar for å sørge for koordinering av arbeidet med privatarkiv på regionalt nivå. Arkivforbundet er bekymret for at viktige privatarkiv kan gå tapt, da Arkivverket ikke forholder seg til regionalt verneverdige arkiver, og at fylkeskommunen ikke har et lovfestet ansvar for å bygge opp kompetanse og innsats innen privatarkivarbidet. Vi hadde ønsket at det ble lovfestet at fylkeskommunen skulle ha en koordinerende rolle for privatarkiv (Prop. 52 L, s. 124). Det er et stort flertall av fylkeskommunene som har uttalt seg i tidligere prosesser rundt lovarbeidet som har ønsket en lovfesting. Det er overraskende at departementet heller ikke vil fastslå bindende regler om på hvilken måte samordningen med arbeidet på privatarkiv skal foregå (s. 127).

Departementet konkluderer med at det vil være tilstrekkelig å gi Nasjonalarkivet et overordnet ansvar for at arbeidet blir samordnet, og at det er hensiktsmessig at de aktuelle aktørene er frie til å finne samarbeidsformer som passer dem best. I den forbindelse argumenterer departementet med at privatarkivfeltet vil være bedre tjent med rom for fleksibilitet og ulike løsninger, istedenfor at handlingsrommet bindes opp. Videre trekkes det fram at de fleste fylkeskommunene alt har inkludert privatarkivarbeid i sine kulturplaner, samt at Arkivverket har lyktes i å etablere samarbeid og god samordning med fylkeskommunene uten å ha et lovpålegg å vise til. Vi mener at dette er en skjønnmaling av dagens situasjon. Det er fylker i dag som ikke har en fylkeskoordinerende institusjon med et slikt ansvar (Agder og Rogaland). Det følger ingen statlige støtte til de institusjoner som har et ansvar, og det varierer fra ingen støtte til noe støtte fra fylke til fylke. Det er også stor forskjell på hvilken institusjon som har fått et slikt ansvar, eksempelvis kan det i et fylke være et museum, i et byarkiv eller en interkommunal arkivinstitusjon.

18. Arkivforbundet er fornøyd med at lovteksten eksplisitt nevner Nasjonalarkivets plikt til både å samordne og medvirke til det faglige utviklingsarbeidet med privatarkiv. Men det er noe usikkert hva det reelt sett vil innebære ift. forventninger fra departementet.

Kriterier for særskilt verneverdig
§20. Arkivforbundet ville ønsket at Nasjonalarkivet utformet tydelige kriterier rundt hva som er intensjonen i lovteksten, og få frem hva som gjør at noe vil defineres som «særskilt bevaringsverdig». Vi tenker også en klargjøring vil øke oppmerksomheten rundt særlig verdifulle privatarkiv som kan stå i fare for å gå tapt eller forsvinne ut av landet.

Foreningen INIO er landets største faglige interesseorganisasjon for informasjonsforvaltning, dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Organisasjonen har om lag 850 medlemmer fra alle deler av landet og fra alle sektorer. Både bedrifter, offentlige organ, organisasjoner og privatpersoner er medlemmer. Våre medlemmer jobber med og er spesielt opptatt at god informasjons- og dokumentasjonsforvaltning er en forutsetning for at virksomheter og politikere ivaretar sitt samfunnsansvar, driver effektivt, og etterlever kravene til etterrettelighet, etterprøvbarhet, åpenhet og personvern.

Vi er glade for at loven endelig foreligger. Det er positivt at loven er overordnet, selv om vi er usikre på hva som blir resultat av de mange forskriftshjemlene. Dagens lov har to svært detaljerte forskrifter. Forskriften til den nye loven bør holdes på et overordnet nivå med funksjonelle krav til hva som skal oppnås i stedet for hvordan. Forvaltningens oppgaver og organisering er svært ulik, og det er derfor viktig at forvaltning av dokumentasjon presses ned i samme skostørrelse. Vi vil også påpeke at vi ikke vet noe om hva forskriftene vil si og det gjør det vanskelig å uttale seg om hvordan loven kommer til å virke.

§1 Formålet med lova

Forslaget er bedre enn gjeldende formålsparagraf, men vi er skuffet over at den
mangler et helt vesentlig formål. Arkiver er alltid først et produkt av den enkelte virksomhets
dokumentasjonsforvaltning der primærbehovet er orden i eget hus, bevisverdi, effektiv
saksbehandling og det administrative behovet som kan være kort- eller langvarig avhengig av oppgave
og samfunnsoppdrag. Den foreslåtte formålsparagrafen har fått tilføyd et første ledd som peker i
retning av dette. Vi mener imidlertid at tilføyelsene ikke er tilstrekkelig for å få frem den viktige
nyanseringen som vi mener NOUen drøfter og beskriver bedre. Den foreslåtte formålsparagrafen
legger fortsatt til grunn en forståelse av at arkiv først og fremst skapes for å dekke ettertidas behov
for historie og bakgrunn, forskning og innsyn. Dette er selvsagt viktige behov, men poenget vårt er at uten en god daglig dokumentasjonsforvaltning, intet arkiv til ettertiden.

§2 Definisjonar

Vi er fornøyde med at forslaget inkluderer definisjoner for blant annet dokumentasjon, men vi undrer oss over hvorfor data ikke er tatt med. NOU 2024:14 Med lov skal data deles kom i 2024 og foreslo å bruke «data» som gjennomgående begrep framfor dokument. Vi er enige i deres beskrivelse: “Dokumentbegrepet assosieres lett med dokumenter i tradisjonell forstand selv om begrepet etter definisjonen i både åpne data-direktivet og offentleglova er teknologinøytral. Bruk av dokumentbegrepet vil intuitivt kunne begrense forståelsen av hva den nye loven skal omfatte. Data vil lettere oppfattes som et generelt begrep.”

Vi etterlyser også en tverrfaglig og helhetlig tilnærming til reguleringen av offentlig data, dokumentasjon og arkiv. Datadelingsutvalget skrev: “Det er en ambisjon for utvalget at datadelingsloven skal inngå i et praktisk samspill med offentleglova, forvaltningsloven og arkivloven. Utvalget er kjent med at forvaltningsloven og arkivloven er under revisjon, og offentleglova tidligere har vært evaluert. Utvalget legger derfor til grunn at departementet vurderer om det er behov for endringer i lovutkastet etter at respektive høringsprosesser er utført”. Det ser ikke ut til at KUD har sett på dette i ferdigstillelse av loven.

Utvidelse av virkeområdet og Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegner av organet - §3 første ledd b og §7

Vi støtter forslaget om å utvide virkeområdet. Dokumentasjon fra private skoler, barnevernsinstitusjoner og helseinstitusjoner o.l. vil da falle inn under loven når de fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Enkeltvedtak utgjør imidlertid en liten del av den samlede dokumentasjonen, og det vil derfor fortsatt være stor forskjell mellom dokumentasjon som blir arkivert fra en offentlig og en privat skole. Rettighetsdokumentasjon vil dermed være ulik avhengig av organiseringen av tjenesten. Vi mener en så svak regulering av dokumentasjon knyttet til barn og unges rettigheter er å ta en høy risiko på vegne av disse. Her tar lovforslaget ikke lærdom fra tidligere dårlig erfaring.

Journalføring - § 6 første ledd a)

Foreningen INIO har lenge tatt til orde for å fase ut plikten til å journalføre. Journalen er ikke et virkemiddel for at virksomhetene skal dekke sitt dokumentasjonsbehov og det langsiktige behovet for arkiver. Dette har blitt enda tydeligere ettersom arbeidsprosesser er endret og digitale verktøy er tatt i bruk. Både i dagens lov og i praksis i dokumentasjonsforvaltningen er det slik at arkivplikten omfatter mer av virksomhetens dokumentasjon enn det journalføringsplikten omfatter. Vi forstår den betydningen journalen har i dag for å gi en grunnleggende rett til å se offentlig forvaltning i kortene, men mener at digitalisering åpner for andre og enklere måte å sikre åpenheten på. Løsninger som ikke forutsetter en tidkrevende skjønnsmessig vurdering av alle informasjonselementer samt en ekstraregistrering av de elementene som i dag er journalføringspliktige. Det aller meste av dokumentasjonen som skapes i en virksomhet blir lagret i forskjellige systemer og med metadata knyttet til seg som enten er tilstrekkelige eller kan utvikles for å øke gjenbruksverdien og tilgjengeligheten. Løsningene for innsyn bør kunne utnytte denne informasjonen til å vise oversikt over saker som er under arbeid, dokumentasjon som skapes og mottas samt beslutninger og andre styringsdokumenter, selv om metadata ikke registreres i én felles journal. Å bruke opplysninger fra flere systemer til å lage en oversikt over dokumentasjonen i en virksomhet vil med andre ord kunne gi mer og ikke mindre åpenhet. Men det forutsetter at dokumentasjonen skapes i første omgang. Vi mener derfor at § 6 første ledd a) bør endres til (kun) “registrering av metadata”.

Felles system - § 6 bokstav d ansvar for pliktene etter lova her knytt til dokumentasjon som blir til når organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit felles system

Det er i dette lovforslaget ikke en egen paragraf som regulerer dette, kun forskriftsbestemmelse. Departementet skriver at dette må utredes bedre. Vi mener at dette er ett av de forslagene som virkelig kan effektivisere den daglige driften i dokumentasjonsforvaltningen. I dag journalføres og arkiveres de samme dokumentene som oppstår i et felles system hos flere organ. Foreningen INIO oppfordrer komiteen til å spørre Kulturdepartementet om fremdriftsplanen for forskriften. Hvis Kulturdepartementets svar ikke er tilfredsstillende, eller at utredningen ikke er startet, ber vi om at det fremmes et anmodningsvedtak om fremdriftsplanen.

§5 Arkivplikta

Departementet legger til grunn at innføring av loven ikke vil medføre store økonomiske og administrative konsekvenser. På mange måter ser det slik ut, da forslaget kun har små endringer fra dagens lov. Vi ber komiteen være oppmerksom på at det kan finnes muligheter for modernisering av dokumentasjonsforvaltningen og en helhetlig tilnærming til forvaltning av data, informasjon, dokumentasjon og arkiv som man går glipp av ved dette forslaget. I forrige runde la KUD stor vekt på både innebygd arkivering og standardisering som viktige virkemidler. Siden den gang er arbeidet med dette stoppet opp hos Arkivverket og offentligheten får lite informasjon om status og framdrift på arbeidet.

Vi mener at arkivplikten slik den foreslås er svært omfattende. Det er ventet at det skal komme avgrensninger i forskrift, men uten en etablering av mer moderne løsninger kan det bli svært dyrt spesielt for kommunal sektor å etterleve lovkrav. 

Vi mener også at det er et kompetanse- og metodeetterslep innenfor dokumentasjonsforvaltningen som det vil være kostbart å ta igjen. Alternativkostnaden er at vi ikke er i stand til verken å utvikle løsninger for å ta vare på dokumentasjonen i digitale løsninger ei heller avdekke manglene i tide når det gjøres tilsyn med organene.