Arkivverket viser til høringsbrev av 24.04.2023 om NOU 2023: 9 Generalistkommunesystemet. Arkivverket står oppført som høringsinstans.
Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. Som øverste arkivmyndighet har Arkivverket ansvar for faglige standarder og retningslinjer, tilsyn og veiledning med offentlig arkivarbeid. Arkivverket skal iverksette overordnet nasjonal politikk på arkivfeltet, og bidra til utvikling og styrking av arkivsektoren. Som bevaringsinstitusjon har Arkivverket ansvar for langtidslagring, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver og prioriterte private arkiv.
Vi ønsker å komme med merknader knyttet til høringens punkt 5.1.4 om lovoppfyllelse.
Arkivverkets merknader
I pkt. 5.4.1 presenteres resultatene fra undersøkelser av i hvor stor grad kommunene oppfyller bestemte lovkrav, herunder krav på arkivområdet. Menon har undersøkt kommunenes oppfyllelse av enkelte krav i arkivloven med forskrifter. Tallene er hentet fra Arkivverkets årlige spørreundersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner i 2020.
Utvalget skriver at «[u]ndersøkelsen som gjelder kommuner, har flere spørsmål der kommunene angir fra 1-5 hvor enig de er i en gitt påstand om deres kommune. Menon operasjonaliserer lovoppfyllelse som å svare 2-5 på spørsmålene, mens kommuner som svarer 1 ikke oppfyller lovkravet.» Til dette ønsker Arkivverket å kommentere at svarene 2-5 ikke nødvendigvis, og ofte ikke, betyr det samme som lovoppfyllelse. Vi understreker at svarene på undersøkelsen gir uttrykk for kommunenes subjektive vurderinger av egen arkivsituasjon. Undersøkelsen utgjør kun én del av Arkivverkets risikovurdering, som danner grunnlaget for hvilke organer Arkivverket fører tilsyn med. Arkivverket opplever at resultatene fra undersøkelsen i varierende grad stemmer overens med funnene på tilsyn.
Dersom man ønsker konkrete tall på hvordan det faktisk står til med arkivholdet ute i kommunene, anbefaler Arkivverket å heller bruke statistikk fra gjennomførte tilsyn og hvilke pålegg som er gitt der. Og dersom man først skal bruke tallene fra undersøkelsen, er det viktig å poengtere at det er kommunenes oppfatning av situasjonen, og at denne oppfatningen ikke nødvendigvis stemmer overens med det Arkivverket finner på tilsyn.
Utvalget skriver at «[d]et er 96 prosent av kommunene som ivaretar krav til tydelige fullmakter og delegeringer for arkivarbeidet. Hele 99 prosent ivaretar lovkrav om dokumentasjon og rutinebeskrivelser som omfatter alt arkivarbeid og 96 prosent har en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert.» Videre skriver utvalget at «[k]ommunene skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan som blant annet skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, og kommunene har i undersøkelsen svart på om kommunen har dokumentert alle sine elektroniske systemer som inneholder arkivverdig informasjon i arkivplanen (sakarkiv, fagsystem, databaser med mer). 95,7 prosent av kommunene svarer at de oppfyller dette kravet.» Disse tallene er ikke å gjenfinne i undersøkelsen fra 2020, og Arkivverket stiller spørsmål til hvor tallene er hentet fra.
Ifølge årets undersøkelse for kommunene, har kun 35,7 % av deltakerne en arkivplan som sist ble oppdatert i 2023, og 26,6 % har en arkivplan som ikke har blitt oppdatert siden 2019 eller lenger tilbake i tid. Det står med andre ord ikke like bra til, som tallene i høringen tyder på.
Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. Som øverste arkivmyndighet har Arkivverket ansvar for faglige standarder og retningslinjer, tilsyn og veiledning med offentlig arkivarbeid. Arkivverket skal iverksette overordnet nasjonal politikk på arkivfeltet, og bidra til utvikling og styrking av arkivsektoren. Som bevaringsinstitusjon har Arkivverket ansvar for langtidslagring, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver og prioriterte private arkiv.
Vi ønsker å komme med merknader knyttet til høringens punkt 5.1.4 om lovoppfyllelse.
Arkivverkets merknader
I pkt. 5.4.1 presenteres resultatene fra undersøkelser av i hvor stor grad kommunene oppfyller bestemte lovkrav, herunder krav på arkivområdet. Menon har undersøkt kommunenes oppfyllelse av enkelte krav i arkivloven med forskrifter. Tallene er hentet fra Arkivverkets årlige spørreundersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner i 2020.
Utvalget skriver at «[u]ndersøkelsen som gjelder kommuner, har flere spørsmål der kommunene angir fra 1-5 hvor enig de er i en gitt påstand om deres kommune. Menon operasjonaliserer lovoppfyllelse som å svare 2-5 på spørsmålene, mens kommuner som svarer 1 ikke oppfyller lovkravet.» Til dette ønsker Arkivverket å kommentere at svarene 2-5 ikke nødvendigvis, og ofte ikke, betyr det samme som lovoppfyllelse. Vi understreker at svarene på undersøkelsen gir uttrykk for kommunenes subjektive vurderinger av egen arkivsituasjon. Undersøkelsen utgjør kun én del av Arkivverkets risikovurdering, som danner grunnlaget for hvilke organer Arkivverket fører tilsyn med. Arkivverket opplever at resultatene fra undersøkelsen i varierende grad stemmer overens med funnene på tilsyn.
Dersom man ønsker konkrete tall på hvordan det faktisk står til med arkivholdet ute i kommunene, anbefaler Arkivverket å heller bruke statistikk fra gjennomførte tilsyn og hvilke pålegg som er gitt der. Og dersom man først skal bruke tallene fra undersøkelsen, er det viktig å poengtere at det er kommunenes oppfatning av situasjonen, og at denne oppfatningen ikke nødvendigvis stemmer overens med det Arkivverket finner på tilsyn.
Utvalget skriver at «[d]et er 96 prosent av kommunene som ivaretar krav til tydelige fullmakter og delegeringer for arkivarbeidet. Hele 99 prosent ivaretar lovkrav om dokumentasjon og rutinebeskrivelser som omfatter alt arkivarbeid og 96 prosent har en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert.» Videre skriver utvalget at «[k]ommunene skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan som blant annet skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, og kommunene har i undersøkelsen svart på om kommunen har dokumentert alle sine elektroniske systemer som inneholder arkivverdig informasjon i arkivplanen (sakarkiv, fagsystem, databaser med mer). 95,7 prosent av kommunene svarer at de oppfyller dette kravet.» Disse tallene er ikke å gjenfinne i undersøkelsen fra 2020, og Arkivverket stiller spørsmål til hvor tallene er hentet fra.
Ifølge årets undersøkelse for kommunene, har kun 35,7 % av deltakerne en arkivplan som sist ble oppdatert i 2023, og 26,6 % har en arkivplan som ikke har blitt oppdatert siden 2019 eller lenger tilbake i tid. Det står med andre ord ikke like bra til, som tallene i høringen tyder på.