Det vises til Justis- og beredskapsdepartementets høringsnotat av 31. mars 2023 (saksnr. 23/1743) om forslag til endringer i offentleglova m.m. - unntak fra innsyn i journalinnføringer m.m. som gjelder organinterne dokumenter.
Vi stiller oss sterkt kritiske til de foreslåtte endringene, og mener departementet ikke bør gå videre med forslagene. Vår hovedinnvending er at forslagene er i strid med Grunnloven § 100 femte ledd, som fastsetter at det skal være åpenhet om statens virksomhet og at begrunnelsen for begrensninger i innsynsretten må være tungtveiende. Vi mener også at forslagene er i strid med offentleglovas formål om å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, jf. § 1.
Vi vil i det følgende utdype våre argumenter mot forslagene, som kan oppsummeres slik:
Forslaget om å innføre et unntak fra innsyn i journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter
Etter gjeldende rett har offentlige organer adgang til å unnta dokumenter som organet har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse - såkalte organinterne dokumenter - fra innsyn, jf. offentleglova § 14 første ledd. Merinnsyn skal alltid vurderes, jf. § 11. Departementet foreslår et tillegg i offentleglova § 14 første ledd som gjør det klart at ikke bare organinterne dokumenter som sådan, men også journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter, kan unntas fra offentlighet.
Vi mener dette forslaget er svakt begrunnet og vil medføre en vesentlig innskrenkning i adgangen til innsyn i offentlige dokumenter. Vi vil peke på følgende momenter:
Departementet viser til at det i dag er ulik praksis blant offentlige organer når det gjelder journalføring av organinterne dokumenter, og at dette skaper uklarhet og usikkerhet om hva som er offentlig tilgjengelig, jf. høringsnotatet pkt. 3.1. Vi mener at dette ikke er et godt argument for å innføre et unntak fra innsyn i journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter, men snarere et argument for å tydeliggjøre og harmonisere reglene om journalføring av slike dokumenter. Vi mener at det bør være en klar hovedregel om at alle organinterne dokumenter skal journalføres, med mindre de er av rent rutinemessig eller ubetydelig karakter, eller de faller inn under noen av de spesifikke unntakene som allerede finnes i offentleglova eller andre lover. Dette vil sikre en enhetlig og forutsigbar praksis, samt ivareta hensynet til åpenhet og gjennomsiktighet i offentlig virksomhet.
Departementet hevder at forslaget ikke vil medføre noen vesentlig endring i adgangen til innsyn i offentlige dokumenter, siden det bare gjelder journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter som uansett kan unntas fra innsyn etter offentleglova § 14 første ledd, jf. høringsnotatet pkt. 3.2. Vi mener at dette er en uriktig og misvisende fremstilling av virkningene av forslaget. Vi vil peke på følgende momenter:
Vi mener derfor at forslaget om å innføre et unntak fra innsyn i journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter vil medføre en vesentlig endring i adgangen til innsyn i offentlige dokumenter, og at denne endringen er i strid med Grunnloven § 100 femte ledd og offentleglovas formål. Vi mener at departementet ikke har vist at det foreligger tungtveiende grunner for å gjøre et slikt inngrep i søkeadgangen, og at forslaget derfor bør forkastes.
Vi stiller oss sterkt kritiske til de foreslåtte endringene, og mener departementet ikke bør gå videre med forslagene. Vår hovedinnvending er at forslagene er i strid med Grunnloven § 100 femte ledd, som fastsetter at det skal være åpenhet om statens virksomhet og at begrunnelsen for begrensninger i innsynsretten må være tungtveiende. Vi mener også at forslagene er i strid med offentleglovas formål om å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, jf. § 1.
Vi vil i det følgende utdype våre argumenter mot forslagene, som kan oppsummeres slik:
Forslaget om å innføre et unntak fra innsyn i journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter
Etter gjeldende rett har offentlige organer adgang til å unnta dokumenter som organet har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse - såkalte organinterne dokumenter - fra innsyn, jf. offentleglova § 14 første ledd. Merinnsyn skal alltid vurderes, jf. § 11. Departementet foreslår et tillegg i offentleglova § 14 første ledd som gjør det klart at ikke bare organinterne dokumenter som sådan, men også journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter, kan unntas fra offentlighet.
Vi mener dette forslaget er svakt begrunnet og vil medføre en vesentlig innskrenkning i adgangen til innsyn i offentlige dokumenter. Vi vil peke på følgende momenter:
Departementet viser til at det i dag er ulik praksis blant offentlige organer når det gjelder journalføring av organinterne dokumenter, og at dette skaper uklarhet og usikkerhet om hva som er offentlig tilgjengelig, jf. høringsnotatet pkt. 3.1. Vi mener at dette ikke er et godt argument for å innføre et unntak fra innsyn i journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter, men snarere et argument for å tydeliggjøre og harmonisere reglene om journalføring av slike dokumenter. Vi mener at det bør være en klar hovedregel om at alle organinterne dokumenter skal journalføres, med mindre de er av rent rutinemessig eller ubetydelig karakter, eller de faller inn under noen av de spesifikke unntakene som allerede finnes i offentleglova eller andre lover. Dette vil sikre en enhetlig og forutsigbar praksis, samt ivareta hensynet til åpenhet og gjennomsiktighet i offentlig virksomhet.
Departementet hevder at forslaget ikke vil medføre noen vesentlig endring i adgangen til innsyn i offentlige dokumenter, siden det bare gjelder journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter som uansett kan unntas fra innsyn etter offentleglova § 14 første ledd, jf. høringsnotatet pkt. 3.2. Vi mener at dette er en uriktig og misvisende fremstilling av virkningene av forslaget. Vi vil peke på følgende momenter:
Vi mener derfor at forslaget om å innføre et unntak fra innsyn i journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter vil medføre en vesentlig endring i adgangen til innsyn i offentlige dokumenter, og at denne endringen er i strid med Grunnloven § 100 femte ledd og offentleglovas formål. Vi mener at departementet ikke har vist at det foreligger tungtveiende grunner for å gjøre et slikt inngrep i søkeadgangen, og at forslaget derfor bør forkastes.