Høring - forslag til nye regler om tilsynsråd for kriminalomsorgen
Statens sivilrettsforvaltning (SRF) viser til Justis- og beredskapsdepartementets høringsbrev 13. november 2020 med forslag til nye regler om tilsynsråd for kriminalomsorgen.
SRF vil avgi merknader knyttet til forslagene som gjelder sekretariatsfunksjonen, basert på den erfaring vi besitter da vi utøver sekretariatsfunksjonen for flere andre uavhengige fagorganer.
Forslaget om å legge sekretariatsfunksjonen til et allerede eksisterende forvaltningsorgan.
Departementet foreslår at det etableres et sekretariat for tilsynsrådet, jf. pkt. 8 i høringsbrevet, og begrunner dette slik:
«Departementet ser behovet for et sekretariat for tilsynsrådet, og anser dette for en av de viktigste forutsetningene for at ordningen skal kunne fungere bedre enn i dag. Departementet vil legge stor vekt på dette, og da særlig behovet for å etablere et arkiv og behandle personopplysninger korrekt, og å legge til rette for informasjon til, og opplæring av, nye medlemmer av tilsynsrådet. Sekretariatet vil stå til disposisjon for leder og nestleder for tilsynsrådet. Det vil ikke kunne påregnes et stort sekretariat. For å unngå sårbarhet, og sikre gode faglige rammer for sekretariatsarbeidet i det daglige, tar departementet sikte på å legge sekretariatsfunksjonen til et allerede eksisterende forvaltningsorgan. Funksjonen skal lokaliseres til Hamar».
Statens sivilrettsforvaltning støtter forslaget om å opprette et sekretariat for det nasjonale tilsynsrådet, og er enige i departementets begrunnelse for forslaget. Et sekretariat vil kunne avhjelpe noe av behovet for kontinuitet ved nyoppnevninger. Å legge sekretariatet til et forvaltningsorgan som allerede har erfaring med utøvelsen av sekretariatfunksjoner for andre faglige uavhengige utvalg, nemnder mv., gir erfaringsmessig gode synergieffekter og flerdriftsfordeler. I tillegg til de momenter departementet har vist til, bemerkes at dette også vil kunne gi fleksibilitet med tanke på kompetanse og kapasitet, ved at sekretariatet blir en del av et større fagmiljø.
Som departementet er kjent med ivaretar Statens sivilrettsforvaltning i dag sekretariatsfunksjonen for flere uavhengige fagorganer, eksempelvis Kontrollutvalget for kommunikasjonskontroll (KK-utvalget), Barnesakskyndig kommisjon og Den rettsmedisinske kommisjon. SRF har bred erfaring med å bistå inn mot den type oppgaver som et uavhengig fagorgan ivaretar, og har en struktur som er godt egnet til å håndtere sekretariatsfunksjoner for et uavhengig tilsynsorgan. SRF vil særlig fremheve vår erfaring med tilsynsvirksomhet som sekretariat for KK-utvalget og sentral vergemålsmyndighet, bl.a. lokalisert på Hamar. Det vises for øvrig til vårt juridiske fagmiljø som forvalter mange ulike statlige ordninger på tvers av sivil- og strafferetten. SRF mener derfor det er gode grunner for å legge den foreslåtte sekretariatsfunksjonen hit, og vi stiller oss positive til å få oppgaven overført til oss, skulle det være aktuelt.
Sekretariatets støttefunksjon til medlemmene av tilsynsrådet
Det fremgår av høringsbrevet pkt. 8 at «sekretariatet vil stå til disposisjon for leder og nestleder for tilsynsrådet». Statens sivilrettsforvaltning forstår forslaget slik at dette også vil kunne gjelde for øvrige medlemmer av tilsynet. Det vises til at medlemmer av nemnder/utvalg mv. som vi utøver sekretariatsfunksjonen for, kan ha fortløpende behov for faglig- og administrativ oppfølging og opplæring fra sekretariatet. Det er også sekretariatet som yter nødvendig IT- og arkivstøtte, støtte til tilsyn, reisevirksomhet, møtevirksomhet, og som godkjenner krav om dekning av reiseregninger og godtgjøring. Ettersom dette fremstår noe uklart, vil SRF oppfordre til en nærmere beskrivelse av sekretariatets arbeidsoppgaver i det videre lovarbeidet.
Krav på godtgjøring fra medlemmene av tilsynsrådet
Statens sivilrettsforvaltning har også merket oss departementets forslag i pkt. 8, jf. pkt. 10 om at sekretariatet for tilsynsrådet vil kunne ha en administrativ funksjon når det gjelder godtgjøring til medlemmene av tilsynsrådet, men at det ikke kan «ligge til sekretariatet å godkjenne krav på godtgjøring.» SRF er noe usikker på hva som menes her, om det er fastsettelse av godtgjøringssats eller å godkjenne utbetaling. SRF antar at departementets forslag ikke utelukker at utbetalingsmyndighet kan delegeres til det forvaltningsorganet som skal ivareta sekretariatfunksjonen, hensett til forslaget om forskriftshjemmel i ny § 9 siste ledd. Hva gjelder SRFs oppgaver p.t. knyttet til utøvelse av sekretariatsfunksjoner, bemerkes at det i pkt. 2.1.6 i Justis- og beredskapsdepartementets hovedinstruks til SRF, fremgår at SRF tar endelig beslutning i saker om godtgjøring. SRFs innretning som sekretariat for flere uavhengige fagorganer sikrer en effektiv behandling av godtgjørelser/reiseregninger og god budsjettkontroll. SRF godkjenner eksempelvis krav om godtgjøring fra medlemmer av Kontroll- og kommunikasjonsutvalget og Den rettsmedisinske kommisjon. SRF oppfordrer derfor til en klargjøring av den administrative funksjonen her.
Administrative og økonomiske konsekvenser
Statens sivilrettsforvaltning viser til høringsbrevet pkt. 8, hvor det fremgår at: «det vil ikke kunne påregnes et stort sekretariat.», og pkt. 11 om økonomiske konsekvenser: «Etablering av et sekretariat for tilsynsrådet vil medføre utgifter. Utgiftens størrelse vil avhenge av dimensjoneringen av sekretariatet, og av om det finnes muligheter for en hensiktsmessig samordning med et annet forvaltningsorgan.» SRF er enig i dette og viser til at det må ses hen til mengden arbeidsoppgaver sekretariatet er tiltenkt. Ved opprettelsen av et tilsynsorgan med et tilhørende sekretariat, bør det derfor medfølge økte midler til det forvaltningsorganet som blir tillagt det administrative ansvaret. SRF har merket oss pkt. 11: «Økonomiske konsekvenser som følge av de foreslåtte endringene dekkes innenfor Justis- og beredskapsdepartementets gjeldende budsjettrammer.» SRF legger til grunn at det forvaltningsorganet som blir tillagt sekretariatfunksjonen involveres i det videre arbeidet med å utrede de administrative og økonomiske konsekvensene av lovforslaget.
Espen Løkken Gautestad
Statens sivilrettsforvaltning (SRF) viser til Justis- og beredskapsdepartementets høringsbrev 13. november 2020 med forslag til nye regler om tilsynsråd for kriminalomsorgen.
SRF vil avgi merknader knyttet til forslagene som gjelder sekretariatsfunksjonen, basert på den erfaring vi besitter da vi utøver sekretariatsfunksjonen for flere andre uavhengige fagorganer.
Forslaget om å legge sekretariatsfunksjonen til et allerede eksisterende forvaltningsorgan.
Departementet foreslår at det etableres et sekretariat for tilsynsrådet, jf. pkt. 8 i høringsbrevet, og begrunner dette slik:
«Departementet ser behovet for et sekretariat for tilsynsrådet, og anser dette for en av de viktigste forutsetningene for at ordningen skal kunne fungere bedre enn i dag. Departementet vil legge stor vekt på dette, og da særlig behovet for å etablere et arkiv og behandle personopplysninger korrekt, og å legge til rette for informasjon til, og opplæring av, nye medlemmer av tilsynsrådet. Sekretariatet vil stå til disposisjon for leder og nestleder for tilsynsrådet. Det vil ikke kunne påregnes et stort sekretariat. For å unngå sårbarhet, og sikre gode faglige rammer for sekretariatsarbeidet i det daglige, tar departementet sikte på å legge sekretariatsfunksjonen til et allerede eksisterende forvaltningsorgan. Funksjonen skal lokaliseres til Hamar».
Statens sivilrettsforvaltning støtter forslaget om å opprette et sekretariat for det nasjonale tilsynsrådet, og er enige i departementets begrunnelse for forslaget. Et sekretariat vil kunne avhjelpe noe av behovet for kontinuitet ved nyoppnevninger. Å legge sekretariatet til et forvaltningsorgan som allerede har erfaring med utøvelsen av sekretariatfunksjoner for andre faglige uavhengige utvalg, nemnder mv., gir erfaringsmessig gode synergieffekter og flerdriftsfordeler. I tillegg til de momenter departementet har vist til, bemerkes at dette også vil kunne gi fleksibilitet med tanke på kompetanse og kapasitet, ved at sekretariatet blir en del av et større fagmiljø.
Som departementet er kjent med ivaretar Statens sivilrettsforvaltning i dag sekretariatsfunksjonen for flere uavhengige fagorganer, eksempelvis Kontrollutvalget for kommunikasjonskontroll (KK-utvalget), Barnesakskyndig kommisjon og Den rettsmedisinske kommisjon. SRF har bred erfaring med å bistå inn mot den type oppgaver som et uavhengig fagorgan ivaretar, og har en struktur som er godt egnet til å håndtere sekretariatsfunksjoner for et uavhengig tilsynsorgan. SRF vil særlig fremheve vår erfaring med tilsynsvirksomhet som sekretariat for KK-utvalget og sentral vergemålsmyndighet, bl.a. lokalisert på Hamar. Det vises for øvrig til vårt juridiske fagmiljø som forvalter mange ulike statlige ordninger på tvers av sivil- og strafferetten. SRF mener derfor det er gode grunner for å legge den foreslåtte sekretariatsfunksjonen hit, og vi stiller oss positive til å få oppgaven overført til oss, skulle det være aktuelt.
Sekretariatets støttefunksjon til medlemmene av tilsynsrådet
Det fremgår av høringsbrevet pkt. 8 at «sekretariatet vil stå til disposisjon for leder og nestleder for tilsynsrådet». Statens sivilrettsforvaltning forstår forslaget slik at dette også vil kunne gjelde for øvrige medlemmer av tilsynet. Det vises til at medlemmer av nemnder/utvalg mv. som vi utøver sekretariatsfunksjonen for, kan ha fortløpende behov for faglig- og administrativ oppfølging og opplæring fra sekretariatet. Det er også sekretariatet som yter nødvendig IT- og arkivstøtte, støtte til tilsyn, reisevirksomhet, møtevirksomhet, og som godkjenner krav om dekning av reiseregninger og godtgjøring. Ettersom dette fremstår noe uklart, vil SRF oppfordre til en nærmere beskrivelse av sekretariatets arbeidsoppgaver i det videre lovarbeidet.
Krav på godtgjøring fra medlemmene av tilsynsrådet
Statens sivilrettsforvaltning har også merket oss departementets forslag i pkt. 8, jf. pkt. 10 om at sekretariatet for tilsynsrådet vil kunne ha en administrativ funksjon når det gjelder godtgjøring til medlemmene av tilsynsrådet, men at det ikke kan «ligge til sekretariatet å godkjenne krav på godtgjøring.» SRF er noe usikker på hva som menes her, om det er fastsettelse av godtgjøringssats eller å godkjenne utbetaling. SRF antar at departementets forslag ikke utelukker at utbetalingsmyndighet kan delegeres til det forvaltningsorganet som skal ivareta sekretariatfunksjonen, hensett til forslaget om forskriftshjemmel i ny § 9 siste ledd. Hva gjelder SRFs oppgaver p.t. knyttet til utøvelse av sekretariatsfunksjoner, bemerkes at det i pkt. 2.1.6 i Justis- og beredskapsdepartementets hovedinstruks til SRF, fremgår at SRF tar endelig beslutning i saker om godtgjøring. SRFs innretning som sekretariat for flere uavhengige fagorganer sikrer en effektiv behandling av godtgjørelser/reiseregninger og god budsjettkontroll. SRF godkjenner eksempelvis krav om godtgjøring fra medlemmer av Kontroll- og kommunikasjonsutvalget og Den rettsmedisinske kommisjon. SRF oppfordrer derfor til en klargjøring av den administrative funksjonen her.
Administrative og økonomiske konsekvenser
Statens sivilrettsforvaltning viser til høringsbrevet pkt. 8, hvor det fremgår at: «det vil ikke kunne påregnes et stort sekretariat.», og pkt. 11 om økonomiske konsekvenser: «Etablering av et sekretariat for tilsynsrådet vil medføre utgifter. Utgiftens størrelse vil avhenge av dimensjoneringen av sekretariatet, og av om det finnes muligheter for en hensiktsmessig samordning med et annet forvaltningsorgan.» SRF er enig i dette og viser til at det må ses hen til mengden arbeidsoppgaver sekretariatet er tiltenkt. Ved opprettelsen av et tilsynsorgan med et tilhørende sekretariat, bør det derfor medfølge økte midler til det forvaltningsorganet som blir tillagt det administrative ansvaret. SRF har merket oss pkt. 11: «Økonomiske konsekvenser som følge av de foreslåtte endringene dekkes innenfor Justis- og beredskapsdepartementets gjeldende budsjettrammer.» SRF legger til grunn at det forvaltningsorganet som blir tillagt sekretariatfunksjonen involveres i det videre arbeidet med å utrede de administrative og økonomiske konsekvensene av lovforslaget.
Espen Løkken Gautestad