Høringsuttalelse om forslag om endringer i prosessregelverket (signaturløsninger,
Gjennomgående er endringsforslagene etterlengtede tiltak for å tilpasse domstolenes arbeidsmåter til det samfunnet vi tjener. En modernisering av regelverket kan virke prosessøkonomisk besparende i mange saker og gir økt fleksibilitet slik at domstolen kan tilpasse gjennomføringen av ulike rettsmøter på en hensiktsmessig måte.
Forslaget til endring i signaturløsninger fremstår som helt ukontroversielt. Det bør derfor legges opp til at alle beslutninger o.a. som krever signatur (dommer, kjennelser, rettsbøker m.v.) kan signeres elektronisk som alternativ til fysisk signering. Sikkerhetsmessig står ikke elektronisk signering tilbake for fysisk signering.
2. Elektronisk forkynnelse og telefonforkynnelse (og «påtreff»)
Det er ønske og behov for permanente regler om elektronisk forkynnelse. Løsningene som benyttes for kommunikasjon med det offentlige må oppfattes som sikre. Også telefonforkynnelse er tidvis praktisk og bør kunne benyttes ved behov. Sør-Trøndelag tingrett og Fosen tingrett praktiserer disse løsningene i dag, og de fungerer godt. Forslagene til endringer må antas som en forbedring både for de profesjonelle aktørene og for den som er mottager av det som forkynnes.
3. Fjernmøter og fjernavhør
Den klare hovedregelen bør i en normalsituasjon fortsatt være at rettsmøter foregår ved fysisk oppmøte.
Erfaringen vi har fått det siste året med bruk av fjernmøter og fjernavhør viser likevel at dette kan være et nyttig supplement til fysisk oppmøte i mange saker. For visse rettsmøter, for eksempel saksforberedende møter, konkurssaker, skiftesamlinger, småkravssaker og i enkelte hovedforhandlinger kan fjernmøteformen ha mye for seg og virke prosessøkonomisk besparende, og samtidig være forsvarlig.
Dommerne i Sør-Trøndelag tingrett er delt når det gjelder spørsmålet om domstolen i en normalsituasjon skal ha anledning til å beslutte at hovedforhandlinger skal gå som fjernmøter uten partenes samtykke. Noen, herunder ledelsen, mener at adgangen til bruk av fjernmøte og fjernavhør må gjøres generell for alle møter i domstolene. Muligheten til bruk av fjernmøter og fjernavhør må gjelde alle sakstyper, straffesaker som sivile tvister, formelle rettsmøter og andre fora der flere samles (eksempelvis hovedforhandling, rettsmekling, domskonferanser m.v.). Som resten av samfunnet er domstolene i en begynnende digital transformasjon, og det er viktig at regelverket understøtter utviklingen ved å gi domstolene arbeidsmåter som henger med i tiden.
Om adgangen til bruk av fjernmøte og fjernavhør skal brukes må være opp til retten å beslutte i det enkelte tilfelle basert på en skjønnsmessig helhetsvurdering etter å ha forelagt spørsmålet for partene. I vurderingen er det bl. a. aktuelt å hensynta behovet, forsvarligheten, om møteformen påvirker tilliten til domstolenes virksomhet, partenes forutsetninger, og sakens art. Domstolen bør nok være tilbakeholden med å gjennomføre hovedforhandlinger digitalt uten samtykke. Det kan naturlig nok ikke gjennomføres fjernmøter der partens rett til å sitte i samme fysiske rom som dommeren følger av annet regelverk, eksempelvis den forståelsen Høyesterett har lagt til grunn om siktedes rettigheter ved førstegangsfengslinger.
Domstolen må ha fleksibilitet til å gjøre hele møtet digitalt, men også det mindre. Eksempelvis slik at noen aktører møter på denne måten, evt. at enkelte av sakens faser gjennomføres i digital form. Domstolene må gis verktøyet, så må det være opp til domstolene å ta fjernmøter og fjernavhør i bruk på en måte som gir forsvarlig avgjørelsesgrunnlag basert på en tillitsskapende prosess.
Mens andre dommere mener at det under normale forhold bør være et ubetinget krav om samtykke fra partene før dommeren kan beslutte at hovedforhandlingen skal holdes som fjernmøte. Disse dommerne mener likevel det ikke skal være et ubetinget krav om samtykke hvis det kun er spørsmål om å la enkelte vitner delta ved fjernavhør. De ulike hensyn som her gjør seg gjeldende ivaretas av de regler som allerede finnes i tvistelov og straffeprosesslov.
Rettspleien har gjort seg viktige erfaringer i bruken av fjernmøter og fjernavhør, (særlig) etter mars 2020. Det helt dominerende inntrykket er at dette formatet er egnet for å gjennomføre mange rettsmøter og avhør. Det er en etterlengtet start på å tilpasse arbeidet i rettspleien til det samfunnet domstolene virker i og skal tjene.
Under pandemien har fjernmøter i mange tilfeller vært et grunnleggende verktøy for å oppfylle borgernes krav på «acess to court». Både muligheten til å avvikle saker, parter og andre aktørers faktiske mulighet til å delta (i møte), kostnadsmessige elementer m.v. er eksempler på dette. I noen saker kan det være en fordel med fjernmøte der enkelte av aktørene er redde, for eksempel i saker med konflikter i nære relasjoner. I noen tilfeller har vi opplevd at møter med sikte på å få til minnelige ordninger i foreldretvister fungerer bedre enn fysiske møter, noe som også er til barnas beste.
Selv om vi mener adgangen til fjernmøter og fjernavhør må videreføres skal det ikke underslås at domstolene er i en startfase i bruken av dette verktøyet. Det er rom for forbedringer og arbeidmåtene m.v. må utvikles bedre. Noen utfordringer kan være:
· I enkelte saker vil fysisk deltakelse være best egnet for å gi dommeren et best mulig grunnlag for korrekte avgjørelser. Fysisk rettsmøte gir også ofte bedre kommunikasjon og dialog med aktørene. Fjernavhør innebærer også en fare for at viktig nonverbal kommunikasjon går tapt. Det kan også være sentralt for det rettssøkende publikum å få anledning til å møte dommeren direkte. Det er sentralt for tilliten til domstolene at parter opplever å bli lyttet til.
· Tekniske utfordringer: Det er ikke sjelden at det ved avvikling av hel eller delvis digital hovedforhandling oppstår tekniske utfordringer med lyd og bilde. Vitner som skal avhøres ved fjernavhør har ikke sjelden oppkoblingsproblemer. Vi opplever noen ganger at det ender med at vitnene isteden må ringe inn til rettsmøtet. Rettsmøter som foregår helt eller delvis ved fjernmøteteknologi tar noen ganger lenger tid enn de fysiske rettsmøtene på grunn av tekniske utfordringer.
· «Rettens verdighet» og uønsket adferd: Enkelte er skeptiske til at sakens alvor kan bli noe nedtonet i et digitalt format. Det å sikre en tilstrekkelig profesjonell ramme rundt saksavviklingen må domstolen forventes å løse i sin styring av den enkelte sak. Det er også et potensiale for samordning gjennom generelle retningslinjer e.a. som typisk kan favne bekledning, hvor vedkommende skal befinne seg under fjernmøte / -avhør, om vedkommende skal være alene eller sammen med noen, tekniske forventninger m.v. Om møteformat er fysisk eller digitalt må det forventes at administrator, sammen med øvrige aktører, er i stand til å behandle den enkelte sak med nødvendige alvor. Det er ikke tilstrekkelig grunn til å innføre krav om at (enkelte) deltagere må oppsøke et bestemt sted for å delta i fjernmøte eller fjernavhør for å sikre gode fjernmøter, men selvsagt ingen ulempe om det tilrettelegges et system som eksempelvis i Danmark. Noen situasjoner er mer utfordrende enn andre, eksempelvis som beskrevet av Advokatforeningen i brev til Domstoladministrasjonen og Justis- og beredskapsdepartementet av 4. januar 2021 om at det skal ha forekommet et oppmøte i fjernmøte i bar overkropp. Uønsket rettsmøteoppførsel har en marginal plass i både fjernmøter og fysiske rettsmøter.
· Løgn / «troverdighet»: I brevet fra Advokatforeningen som er nevnt i forrige kulepunkt er det fremhevet at det kan være lettere for å snakke usant i et fjernmøte / fjernavhør enn i rettssalen. Vi er ikke kjent med «dokumentasjon» som underbygger dette, selv om vi er klar over at en del har denne hypotesen sog som er omtalt i høringsnotatet til departementet kap. 6.5.2.3. Omkvedet er vel at det ikke lyves så mye noe sted som i rettssalene, og det er neppe grunn til å tro at møteformatet i seg selv endrer denne mer generelle utfordringen. Vurderinger av forklaringers sannhetsgehalt er nok noe mer sammensatt selv om det er klart kommunikasjonen blir annerledes i et digitalt format enn fysisk. Det bør samtidig ikke undervurderes at de formelle rammene i en rettssal, kappebruk etc. er med på å skape et alvor over saken som er med på å skjerpe aktørene.
· Opptak / personvern: At aktører gjør opptak fra fjernmøter er utfordrende, og mulighetene for bedre kontroll med dette bør utredes nærmere.
· Ved utforming av eventuelle retningslinjer for fjernavhør bør det tas hensyn til at for eksempel selvprosederende parter ikke nødvendigvis har tilfredsstillende lokaler å stille i fjernmøter fra, eller teknisk kompetanse. Slike forhold kan være med på å synliggjøre og forsterke forskjeller mellom selvprosederende parter og profesjonelle aktører.
Alt i alt er det et fortsatt forbedringspotensiale mht. den praktiske bruken av fjernmøter og fjernavhør.
4. Utvidet adgang til skriftlig behandling
Vi støtter forslaget om å videreføre de midlertidige reglene på permanent basis.
Det er viktig å legge til rette for at saker i domstolene kan behandles på mest hensiktsmessig måte i hver enkelt sak. Det er derfor viktig å utstyre domstolene med de nødvendige verktøy slik at domstolen har nødvendig fleksibilitet. Fengslingsforlengelser er et eksempel på en type saker som i en del tilfeller kan være forsvarlige å avgjøre etter en skriftlig behandling. Det bør der for åpnes for det også om siktede ikke samtykker.
Sør-Trøndelag tingrett/Fosen tingrett
Leif Otto Østerbø sorenskriver
Gjennomgående er endringsforslagene etterlengtede tiltak for å tilpasse domstolenes arbeidsmåter til det samfunnet vi tjener. En modernisering av regelverket kan virke prosessøkonomisk besparende i mange saker og gir økt fleksibilitet slik at domstolen kan tilpasse gjennomføringen av ulike rettsmøter på en hensiktsmessig måte.
Forslaget til endring i signaturløsninger fremstår som helt ukontroversielt. Det bør derfor legges opp til at alle beslutninger o.a. som krever signatur (dommer, kjennelser, rettsbøker m.v.) kan signeres elektronisk som alternativ til fysisk signering. Sikkerhetsmessig står ikke elektronisk signering tilbake for fysisk signering.
2. Elektronisk forkynnelse og telefonforkynnelse (og «påtreff»)
Det er ønske og behov for permanente regler om elektronisk forkynnelse. Løsningene som benyttes for kommunikasjon med det offentlige må oppfattes som sikre. Også telefonforkynnelse er tidvis praktisk og bør kunne benyttes ved behov. Sør-Trøndelag tingrett og Fosen tingrett praktiserer disse løsningene i dag, og de fungerer godt. Forslagene til endringer må antas som en forbedring både for de profesjonelle aktørene og for den som er mottager av det som forkynnes.
3. Fjernmøter og fjernavhør
Den klare hovedregelen bør i en normalsituasjon fortsatt være at rettsmøter foregår ved fysisk oppmøte.
Erfaringen vi har fått det siste året med bruk av fjernmøter og fjernavhør viser likevel at dette kan være et nyttig supplement til fysisk oppmøte i mange saker. For visse rettsmøter, for eksempel saksforberedende møter, konkurssaker, skiftesamlinger, småkravssaker og i enkelte hovedforhandlinger kan fjernmøteformen ha mye for seg og virke prosessøkonomisk besparende, og samtidig være forsvarlig.
Dommerne i Sør-Trøndelag tingrett er delt når det gjelder spørsmålet om domstolen i en normalsituasjon skal ha anledning til å beslutte at hovedforhandlinger skal gå som fjernmøter uten partenes samtykke. Noen, herunder ledelsen, mener at adgangen til bruk av fjernmøte og fjernavhør må gjøres generell for alle møter i domstolene. Muligheten til bruk av fjernmøter og fjernavhør må gjelde alle sakstyper, straffesaker som sivile tvister, formelle rettsmøter og andre fora der flere samles (eksempelvis hovedforhandling, rettsmekling, domskonferanser m.v.). Som resten av samfunnet er domstolene i en begynnende digital transformasjon, og det er viktig at regelverket understøtter utviklingen ved å gi domstolene arbeidsmåter som henger med i tiden.
Om adgangen til bruk av fjernmøte og fjernavhør skal brukes må være opp til retten å beslutte i det enkelte tilfelle basert på en skjønnsmessig helhetsvurdering etter å ha forelagt spørsmålet for partene. I vurderingen er det bl. a. aktuelt å hensynta behovet, forsvarligheten, om møteformen påvirker tilliten til domstolenes virksomhet, partenes forutsetninger, og sakens art. Domstolen bør nok være tilbakeholden med å gjennomføre hovedforhandlinger digitalt uten samtykke. Det kan naturlig nok ikke gjennomføres fjernmøter der partens rett til å sitte i samme fysiske rom som dommeren følger av annet regelverk, eksempelvis den forståelsen Høyesterett har lagt til grunn om siktedes rettigheter ved førstegangsfengslinger.
Domstolen må ha fleksibilitet til å gjøre hele møtet digitalt, men også det mindre. Eksempelvis slik at noen aktører møter på denne måten, evt. at enkelte av sakens faser gjennomføres i digital form. Domstolene må gis verktøyet, så må det være opp til domstolene å ta fjernmøter og fjernavhør i bruk på en måte som gir forsvarlig avgjørelsesgrunnlag basert på en tillitsskapende prosess.
Mens andre dommere mener at det under normale forhold bør være et ubetinget krav om samtykke fra partene før dommeren kan beslutte at hovedforhandlingen skal holdes som fjernmøte. Disse dommerne mener likevel det ikke skal være et ubetinget krav om samtykke hvis det kun er spørsmål om å la enkelte vitner delta ved fjernavhør. De ulike hensyn som her gjør seg gjeldende ivaretas av de regler som allerede finnes i tvistelov og straffeprosesslov.
Rettspleien har gjort seg viktige erfaringer i bruken av fjernmøter og fjernavhør, (særlig) etter mars 2020. Det helt dominerende inntrykket er at dette formatet er egnet for å gjennomføre mange rettsmøter og avhør. Det er en etterlengtet start på å tilpasse arbeidet i rettspleien til det samfunnet domstolene virker i og skal tjene.
Under pandemien har fjernmøter i mange tilfeller vært et grunnleggende verktøy for å oppfylle borgernes krav på «acess to court». Både muligheten til å avvikle saker, parter og andre aktørers faktiske mulighet til å delta (i møte), kostnadsmessige elementer m.v. er eksempler på dette. I noen saker kan det være en fordel med fjernmøte der enkelte av aktørene er redde, for eksempel i saker med konflikter i nære relasjoner. I noen tilfeller har vi opplevd at møter med sikte på å få til minnelige ordninger i foreldretvister fungerer bedre enn fysiske møter, noe som også er til barnas beste.
Selv om vi mener adgangen til fjernmøter og fjernavhør må videreføres skal det ikke underslås at domstolene er i en startfase i bruken av dette verktøyet. Det er rom for forbedringer og arbeidmåtene m.v. må utvikles bedre. Noen utfordringer kan være:
· I enkelte saker vil fysisk deltakelse være best egnet for å gi dommeren et best mulig grunnlag for korrekte avgjørelser. Fysisk rettsmøte gir også ofte bedre kommunikasjon og dialog med aktørene. Fjernavhør innebærer også en fare for at viktig nonverbal kommunikasjon går tapt. Det kan også være sentralt for det rettssøkende publikum å få anledning til å møte dommeren direkte. Det er sentralt for tilliten til domstolene at parter opplever å bli lyttet til.
· Tekniske utfordringer: Det er ikke sjelden at det ved avvikling av hel eller delvis digital hovedforhandling oppstår tekniske utfordringer med lyd og bilde. Vitner som skal avhøres ved fjernavhør har ikke sjelden oppkoblingsproblemer. Vi opplever noen ganger at det ender med at vitnene isteden må ringe inn til rettsmøtet. Rettsmøter som foregår helt eller delvis ved fjernmøteteknologi tar noen ganger lenger tid enn de fysiske rettsmøtene på grunn av tekniske utfordringer.
· «Rettens verdighet» og uønsket adferd: Enkelte er skeptiske til at sakens alvor kan bli noe nedtonet i et digitalt format. Det å sikre en tilstrekkelig profesjonell ramme rundt saksavviklingen må domstolen forventes å løse i sin styring av den enkelte sak. Det er også et potensiale for samordning gjennom generelle retningslinjer e.a. som typisk kan favne bekledning, hvor vedkommende skal befinne seg under fjernmøte / -avhør, om vedkommende skal være alene eller sammen med noen, tekniske forventninger m.v. Om møteformat er fysisk eller digitalt må det forventes at administrator, sammen med øvrige aktører, er i stand til å behandle den enkelte sak med nødvendige alvor. Det er ikke tilstrekkelig grunn til å innføre krav om at (enkelte) deltagere må oppsøke et bestemt sted for å delta i fjernmøte eller fjernavhør for å sikre gode fjernmøter, men selvsagt ingen ulempe om det tilrettelegges et system som eksempelvis i Danmark. Noen situasjoner er mer utfordrende enn andre, eksempelvis som beskrevet av Advokatforeningen i brev til Domstoladministrasjonen og Justis- og beredskapsdepartementet av 4. januar 2021 om at det skal ha forekommet et oppmøte i fjernmøte i bar overkropp. Uønsket rettsmøteoppførsel har en marginal plass i både fjernmøter og fysiske rettsmøter.
· Løgn / «troverdighet»: I brevet fra Advokatforeningen som er nevnt i forrige kulepunkt er det fremhevet at det kan være lettere for å snakke usant i et fjernmøte / fjernavhør enn i rettssalen. Vi er ikke kjent med «dokumentasjon» som underbygger dette, selv om vi er klar over at en del har denne hypotesen sog som er omtalt i høringsnotatet til departementet kap. 6.5.2.3. Omkvedet er vel at det ikke lyves så mye noe sted som i rettssalene, og det er neppe grunn til å tro at møteformatet i seg selv endrer denne mer generelle utfordringen. Vurderinger av forklaringers sannhetsgehalt er nok noe mer sammensatt selv om det er klart kommunikasjonen blir annerledes i et digitalt format enn fysisk. Det bør samtidig ikke undervurderes at de formelle rammene i en rettssal, kappebruk etc. er med på å skape et alvor over saken som er med på å skjerpe aktørene.
· Opptak / personvern: At aktører gjør opptak fra fjernmøter er utfordrende, og mulighetene for bedre kontroll med dette bør utredes nærmere.
· Ved utforming av eventuelle retningslinjer for fjernavhør bør det tas hensyn til at for eksempel selvprosederende parter ikke nødvendigvis har tilfredsstillende lokaler å stille i fjernmøter fra, eller teknisk kompetanse. Slike forhold kan være med på å synliggjøre og forsterke forskjeller mellom selvprosederende parter og profesjonelle aktører.
Alt i alt er det et fortsatt forbedringspotensiale mht. den praktiske bruken av fjernmøter og fjernavhør.
4. Utvidet adgang til skriftlig behandling
Vi støtter forslaget om å videreføre de midlertidige reglene på permanent basis.
Det er viktig å legge til rette for at saker i domstolene kan behandles på mest hensiktsmessig måte i hver enkelt sak. Det er derfor viktig å utstyre domstolene med de nødvendige verktøy slik at domstolen har nødvendig fleksibilitet. Fengslingsforlengelser er et eksempel på en type saker som i en del tilfeller kan være forsvarlige å avgjøre etter en skriftlig behandling. Det bør der for åpnes for det også om siktede ikke samtykker.
Sør-Trøndelag tingrett/Fosen tingrett
Leif Otto Østerbø sorenskriver