Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS

Dato: 02.12.2019 Svartype: Med merknad Høringsuttalelse NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. IKA Trøndelags høringsuttalelse IKA Trøndelag (idet følgende omtalt som IKA), vil med dette gi innspill til forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Generelt Arkivlovutvalget tar i sin utredning tak i flere viktige problemområder innen arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Lovforslaget innebærer noen større endringer som vi ønsker å kommentere innledningsvis. Avslutningsvis vil enkeltparagrafer bli kommentert fortløpende. 1. Bortfall av journalplikt Arkivlovutvalget foreslår å fjerne journalføringsplikten, med henvisning til at dagens journalføringspraksis her bidratt til dårligere arkiver. Journalføringsplikten foreslås midlertidig videreført i Offentleglova. Det er et poeng at journalføring slik den foregår i forvaltningen i dag ikke nødvendigvis gir dekkende og fullstendig oversikt over dokumentasjonen som skapes. Dette henger både sammen med mangelfulle rutiner og saksbehandlingssystemer, og med at saksbehandling skjer, og dokumentasjon skapes, i andre systemer enn i virksomhetens sak-/ arkivløsning. IKA mener det må utvikles nye løsninger før journalplikten eventuelt avvikles. 2. Langtidsbevaring og sletting Etter gjeldende regelverk er all dokumentasjon som skapes, med unntak av det som skal arkivbegrenses, å anse som arkiv. Riksarkivarens forskrift kapittel 7 pålegger bevaring av enkelte sakstyper, ut fra bevaringskriterier som historisk eller kulturell verdi eller som viktig rettighetsdokumentasjon. Dagens regelverk legger til rette for kassasjon av dokumentasjon med liten eller kun midlertidig verdi. All øvrig dokumentasjon virksomheten har skapt, kan den kassere. Kassasjon skal være resultatet av en bevaringsvurdering ut fra dokumentasjonens innhold. I Arkivlovutvalgets forslag finner man under kapittel II, Plikt til å dokumentere og til å bevare dokumentasjon, noen bestemmelser om hva den enkelte virksomhet skal ta vare på for ettertiden. §8 første ledd pålegger å dokumentere virksomhetens eksterne kommunikasjon, og annet ledd pålegger dokumentasjon av virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra personer i ledende stilling. Dette forstår vi som intern kommunikasjon, ettersom ekstern kommunikasjon er dekket av 1. ledd. I §11 pålegges virksomhetene å dokumentere avgjørelser. §13 pålegger virksomheten å dokumentere vesentlige hendelser, som ikke faller inn under §§7 – 11. I §15 blir Nasjonalarkivet gitt myndighet til å gi virksomheter pålegg om å dokumentere forhold som ikke er om fattet av dokumentasjonspliktene. Lovforslagets §18 forbyr sletting, med mindre denne er hjemlet i denne eller i annen lov. Med Arkivlovutvalgets forslag går man bort fra dagens prinsipp om bevaring ut fra dokumentasjonens innhold, kompensert riktig nok med bestemmelsen i §13. Dokumentasjon er foreslått bevart ut fra måten den er blitt til på (gjennom kommunikasjon eller avgjørelser). Til gjengjeld er det ikke noen skjønnsmessig avgrensning, så mengden dokumentasjon vil være betydelig og mangeartet. Resultatet ser for oss ut til å bli at utvalget av dokumentasjon for langtidsbevaring ikke skjer på basis av bevaringskriterier, samtidig skal dokumentasjon kunne slettes med hjemmel i annet lovverk. Dersom disse bestemmelsen blir vedtatt, er det viktig at Riksarkivaren/ Nasjonalarkivet fortsatt har en tydelig posisjon som nasjonal bevarings- og kassasjonsmyndighet for å forbygge tap av viktig samfunnsdokumentasjon. §1 Lovens formål IKA mener det er positivt at lovens formål blir utvidet til mer enn det å ta vare på kulturarven §2 Virkeområde Lovforslaget har utvidet virkeområde i forhold til gjeldende lov tilsvarende virkeområdet for Offentleglova. Dette stiller IKA seg positiv til fordi man slik vil sikre dokumentasjon av lovpålagte oppgaver som utføres av offentlig eide virksomheter eller av private, og dermed både rettighetsdokumentasjon for innbyggerne og viktig samfunnsdokumentasjon for samtid og ettertid. §3 Geografisk virkeområde IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §4 Forholdet til annen lovgiving IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §5 Definisjoner IKA stiller seg positiv til definisjonene i lovforslaget, som er i tråd med internasjonal begrepsbruk. Det er kanskje også behov for å ta inn definisjoner av begrepene avlevering, deponering, sletting, minimering og hva som menes med virksomhetsrelatert dokumentasjon. §6 Dokumentasjonsstrategi IKA Stiller seg positiv til innføring av dokumentasjonsstrategi, som omfatter all dokumentasjon virksomheten skaper, de kanaler den oppstår i og de systemer den skapes og håndteres i. Vi oppfatter dokumentasjonsstrategi som overordnet og mer omfattende enn dagens arkivplan, og mener det er viktig at strategien blir forankret i virksomhetens øverste organ. Vi stiller spørsmål ved hensikten med §6 (1) a) som pålegger virksomheten å gjøre rede for hvilken dokumentasjon som er særlig viktig for virksomheten, uten at dette blir tatt opp igjen andre steder i lovteksten. §7 Dokumentasjon i felles systemer Det er viktig at loven peker på behovet for ansvarsfordeling når flere virksomheter bruker samme system for dokumentasjonsformål. §8 Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon Se pkt. 2. Langtidsbevaring og sletting. §9 Plikt til å dokumentere informasjonssystemer, databaser, registre m.v. IKA støtter at virksomheter skal dokumentere informasjonssystemer før de tas i bruk (1), og at denne dokumentasjonen skal følge med når dokumentasjonen skapt i systemet blir overført til langtidslagring (3). §10 Plikt til å dokumentere ved automatisert rettsanvendelse IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §11 Plikt til å dokumentere avgjørelser m.v. Se pkt. 2. Langtidsbevaring og sletting. §12 Dokumentasjonsplikter i annet regelverk IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §13 Plikt til å dokuentere ut fra konkret vurdering IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §14 Rett til å velge hvordan plikt til å dokumentere skal ivaretas IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §15 Pålegg om å dokumentere IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §16 Grunnleggende krav til dokumentasjonsforvaltning IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §17 Tilgjengeliggjøring av dokumentasjon. Eierskap IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §18 Forbud mot sletting Dette er endring i forhold til gjeldende bestemmelse i Arkivlovens §9c), der Arkivloven gir Riksarkivaren myndighet til å godkjenne kassasjon/ sletting etter bestemmelser i annet regelverk. IKA støtter bemerkningen i Arkivverkets høringssvar om at det er viktig at Riksarkivarens posisjon som nasjonal bevarings- og kassasjonsmyndighet ikke svekkes. Slik lovforslagets § 18 er utformet vil man ikke få noe overordnet arkivfaglig perspektiv på slettebestemmelser i særlovgivingen. Dette kan få svært alvorlige konsekvenser for verdien av den samfunnsdokumentasjon som blir langtidsbevart. Se pkt. 2 Langtidsbevaring og sletting. §19 Plikt til vedlikehold IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §20 Forbud mot overføring av ikke-digital dokumentasjon til utlandet IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §21 Overføring av digital dokumentasjon til utlandet Vi kan ikke se at det i forslaget stilles gode nok krav til leverandører som skal tilby langtidsbevaring av arkiv utenfor Norges grenser. Digitalt depot er et komplekst fagområde med mange utfordringer. Vi anbefaler at det for leverandører som skal tilby digitalt depot utenfor Norges grenser stilles krav om ISO 14721/OAIS og ISO 16363/TRAC. Vi anbefaler at det i tillegg vurderes krav om ISO 16919. §22 Informasjon om behandlingsansvar og felles behandlingsansvar IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §23 Personopplysninger om avdøde personer IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag, men selve lovteksten må blir klarere mhp. på tidsfrister. §24 Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmenhetens interesse Dersom formuleringen under (1) «Også andre virksomheter kan ha slikt behandlingsansvar når dette er godkjent av Datatilsynet…» er ment å legge til rette for at profesjonelle privatarkivinstitusjoner som f.eks. Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek også kan være behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmenhetens interesse, støtter IKA dette. Formuleringen kan imidlertid også oppfattes som om den legger til rette for at private, kommersielle aktører kan ha behandlingsansvar for langtidsbevaring av offentlige arkiver. Dette støtter ikke IKA fordi det vil sette oppnåelsen av formålene i § 1 i fare. Viser for øvrig til vårt høringssvar til Endringer i Riksarkivarens forskrift datert 16.09.2019. §25 Unntak fra den registrertes rettigheter ved behandling av personpplysninger for arkivformål i allmenhetens interesse IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §26 Overføring av dokumentasjon til langtidsbevaring IKA Trøndelag kan ikke se at formålet med aktuell paragraf nås med dagens formulering. Arkivloven med forskrifter har tidligere blitt kritisert for å mangle fullstendig en klar definisjon på hva et digitalt depot er, hvordan en overføring skal gjennomføres samt hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver i forbindelse med dette. Vi kan ikke se at formuleringen «trygt og varig» dekker disse manglene. Vi sier oss helt enige med formålet i paragrafen, men ønsker at ordlyden revideres slik at oppgaver og ansvar kommer tydeligere frem. Vi kan legge til at vi leser § 26 og § 28 som hvert sitt ledd i en prosess som har som formål å langtidsbevare og tilgjengeliggjøre arkiv. Vår tilbakemelding gjelder da også i stor grad § 28, hvor vi opplever samme uklare formulering knyttet til langtidsbevaring og ansvar for tilgjengeliggjøring. §27 Minimering av personopplysninger ved overføring til langtidsbevaring IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §28 Ansvar for langtidslagring og tilgjengeliggjøring Bestemmelsen pålegger kommuner og fylkeskommuner ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver fra kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Med tanke på de store utfordringer som følger av at mange kommuner og fylkeskommuner ikke har prioritert langtidsbevaring av sine arkiver, er det kanskje nødvendig å lovfeste at slik bevaring skal skje i kommunen eller fylkeskommunen selv, eller i en offentlig eid arkivinstitusjon. Økte krav til langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring i kommunal sektor som fremkommer både gjennom utvidet virkeområde (§2), anvendelse av arkivene (§1) og kravene til tilgjengelighet forutsetter spesiell kompetanse, integritet og store ressurser. Se for øvrig kommentar til § 26. §29 Mediekonvertering IKA støtter ikke formuleringen i (3). Mediekonvertering i betydningen skanning av papirbaserte arkiver er meget effektivt for å øke tilgjengeligheten av eldre og avsluttede arkiver. Mediekonvertering for kassasjon innebærer derimot stor risiko. Det har tidligere vært argumentert for mediekonvertering og påfølgende destruksjon av originaldokumentasjon for arkiver skapt i tilknytning til en elektronisk journal, og/ eller for perioden etter innføringen av Kommuneloven. For å minimere risiko for dokumentasjonstap mener IKA at mediekonvertering for kassasjon kun må skje for arkiver skapt etter 1992. §30 Overføring til langtidslagring hos Nasjonalarkivet IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §31 Krav til beskyttelse av ikke digitale arkiver IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §32 Plikt til å gjøre tilgjengelig IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §33 Bortfall av taushetsplikt etter overføring til Nasjonalarkivet IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §34 Koordineringsansvar for langtidsbevaring av private arkiver. Tilsyn IKA mener det er bra at fylkeskommunens ansvar for koordinering av arbeidet med privatarkiver av regional betydning blir lovfestet. Det kan være imidlertid behov for å presisere både hva koordineringsansvaret består i og hvordan og evt. hvem som beslutter hva slags privatarkiv som er av regional betydning. Slik privatarkivarbeidet er organisert i regionene i dag, er man avhengig av et nettverk av bevaringsinstitusjoner som er villige og i stand til å ta imot, bevare og tilgjengeliggjøre regionalt privatarkiv. At privatarkiv nå i lang tid overveiende er blitt skapt digitalt stiller store krav til kompetanse og ressurser til bevaringsinstitusjonene. At fylkeskommunen i lovforslaget blir pålagt å sørge for langtidslagring av private arkiver av vesentlig regional betydning er derfor kanskje den viktigste endringen når det gjelder privatarkiv i regionene. §35 Bevaring og registrering IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §36 Vilkår om begrenset tilgang til private arkiver IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §37 Særskilt verneverdige arkiver IKA anbefaler Arkivlovutvalgets forslag. §38 Om Nasjonalarkivet IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §39 Opplysningsplikt IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §40 Klagerett for massemedia IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §41 Tilsyn og pålegg IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §42 Sanksjoner IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §43 Straff IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §44 Ikrafttredelse IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. §45 Overgangsregler IKA Trøndelag har ingen kommentar til denne bestemmelsen. Med vennlig hilsen Jens Rønning Daglig leder IKA Trøndelag IKS Kultur- og likestillingsdepartementet Til høringen Til toppen <div class="page-survey" data-page-survey="133" data-page-survey-api="/api/survey/SubmitPageSurveyAnswer" data-text-hidden-title="Tilbakemeldingsskjema" data-text-question="Fant du det du lette etter?"