Asker kommune

Svar på høring - Endring i forskrift om startlån - Obligatorisk saksbehandlingsløsning for kommunene Dato: 13.09.2017 Svartype: Med merknad Asker kommune viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) datert 070617 med deres ref. 17/2830-1 og gir følgende uttalelse:  Vi stiller oss positive til forslaget om et felles søknads- og saksbehandlingssystem for kommunene. Dette sikrer bedre kvalitet og likebehandling. Digitalisering av prosessen vil også kunne frigi ressurser og gi kjente gevinster ved digitalisering. Asker kommune har allerede tatt i bruk løsningen. Løsningen er god for saksbehandlere i Husbanken/kommunens startlånavdeling da de får et verktøy for fulldigital saksbehandling.  Selv om løsningen har en integrasjon mot sak-/arkivløsningen i kommunen, er integrasjonen ufullstendig. Løsningen ivaretar ikke arkiveringskrav for denne type dokumentasjon i kommunene. Av viktige mangler nevnes: 1. Dokumenter overføres sak-/arkivsystemet med manglende metadata. F.eks. er adressaten ufullstendig. 2. Dokumentene overføres over i sak-/arkivsystemet som ferdige dokumenter. Dette gir ingen dokumentasjon på prosessen 3. Dokumenter overføres sak-/arkivsystemet i feil arkivdel. Dette kan medføre at dokumenter blir tilgjengelig for saksbehandlere uten tilgang til disse. Dette er en sikkerhetsbrist 4. Korrespondanse med innbygger/lånesøker finner ikke korrekt sak i arkivsystemet selv om sak for denne finnes fra før. 5. Utgående dokumenter fra kommunen blir arkivert som innkomne.   Eksemplene viser mangler ved systemet som har betydning for dokumentenes gyldighet som arkivdokumenter. Man må bruke manuelle prosesser for å rette opp dokumentasjon i sak-/arkivsystemet, og oppnår dermed ikke de gevinster nevnt i pkt. 3 i høringsnotatet. Manuelle prosesser gir større muligheter for feil, som igjen skaper kvalitetsutfordringer for dokumentene som ender i kommunens arkiv. Videre er manuelle prosesser et hinder for digitalisering. Så vidt Asker kommune bekjent, har ikke systemleverandør kontaktet kommunene for å fylle ut parameterskjema for integrasjon mot sak-/arkivsystem. Derimot har Asker kommune i sommer vært i dialog med Husbanken og vet at de er i dialog med KS for å se på løsninger på våre innspill. Vi forventer at utfordringene nevnt over løses før løsningen blir obligatorisk for alle kommuner slik at hele prosessen i større grad automatiseres og lovkrav til arkivering oppfylles. Da vil man også kunne hentet ut større gevinster, også i dokumentsentere/arkiv i kommunene. Asker kommune forutsetter at man også har tenkt igjennom eventuelle utfordringer ny personvernforordning vil ha i denne prosessen. Med vennlig hilsen Asker kommune Kommunal- og distriktsdepartementet Til høringen Til toppen