Kontrollkommisjonens hovedoppgave er å ivareta den enkelte pasients rettsikkerhet i møtet med det psykiske helsevernet. Kommisjonene skal drive kontroll med vedtak om tvungent psykisk helsevern, behandle klager og føre kontroll med pasientenes velferd. Kontrollkommisjonen skal være et kritisk korrektiv til institusjonen.
Kontrollkommisjonens saksbehandling er regulert i psykisk helsevernloven og psykisk helsevernforskriften (heretter: forskriften) og skal bidra til å ivareta pasientenes behov for rettssikkerhet ved særlig inngripende vedtak. De særskilte saksbehandlingsreglene suppleres av reglene i forvaltningsloven, jf. psykisk helsevernloven § 1-6.
Dette rundskrivet skal bidra til mer ensartet, korrekt og forutsigbar saksbehandling i kontrollkommisjonene.
Rundskrivet erstatter rundskriv IS-10/2007, og er tilgjengelig i digitalt format med utskriftsmulighet. Det bør brukes i sammenheng med rundskrivene Psykisk helsevernloven med kommentarer og Psykisk helsevernforskriften med kommentarer.
Se også Helsedirektoratets nettside for kontrollkommisjonene.
Psykisk helsevernloven anses å være i overenstemmelse med Norges folkerettslige forpliktelser, se forarbeidene i Ot.prp. nr. 11 (1998-1999) kapittel 4, Ot.prp. nr. 65 (2005-2006) kapittel 3 og Prop. 78 L (2015-2016) kapittel 8.4. I tillegg til å påvirke utformingen av bestemmelsene i psykisk helsevernloven, gir menneskerettighetene føringer ved fortolkningen av de ulike bestemmelsene.
Følgende menneskerettigheter er av særlig interesse for tvang i psykisk helsevern:
Menneskerettsloven gjør de sentrale menneskerettskonvensjonene, herunder EMK, til norsk lov med forrang fremfor annen lov ved motstrid.
CRPD artikkel 14 beskytter den «personlig frihet og sikkerhet» til mennesker med nedsatt funksjonsevne. Det fremgår av artikkel 14 nr. 1 bokstav b at "nedsatt funksjonsevne ikke i noe tilfelle skal rettferdiggjøre frihetsberøvelse." Norge har avgitt fortolkningserklæringer i forbindelse med ratifikasjonen av CRPD, der det fremgår at tvangsreglene i psykisk helsevernloven vurderes å være forenelig med CRPD. Konvensjonen overvåkes av FNs CRPD-komité, som har gått langt i å antyde at tvangspsykiatri er uforenelig med konvensjonen. Høyesterett uttaler imidlertid om CRPD i en fersk dom om tvunget psykisk helsevern, HR-2016-01286-A: "Så langt jeg kan bedømme det, er det ikke grunnlag for generelt å konkludere med at konvensjonen forbyr tvangsinnleggelse og tvangsbehandling av psykisk syke, når dette skjer i henhold til de kriterier som følger av psykisk helsevernloven."
Menneskerettighetene er i stadig utvikling, og psykisk helsevernloven må regelmessig vurderes opp mot utviklingen.
Brudd på menneskerettighetene vil samtidig oftest være mest aktuelt ved feilpraktisering av psykisk helsevernloven.
Bruk av tvungent psykisk helsevern varierer mellom helseforetakene, og en av årsakene er antagelig ulik praktisering av loven, både mellom institusjoner og kontrollkommisjoner, se Helsedirektoratets rapport Kontroll av tvangsbruk i psykisk helsevern for voksne. Ulik lokal praktisering av tvangshjemlene i institusjoner og kommisjoner kan være tegn på lovstridig praksis. Slik variasjon er uakseptabel dersom den ikke med sikkerhet kan dokumenteres å være faglig nødvendig og fullt ut forsvarlig i henhold til regelverk og standarder for god faglig praksis. Beslutninger om tvang innebærer en høy faglig risiko for feil, og hvor konsekvensene av feil er alvorlige for den enkelte pasient. I tillegg til opplevd krenkelse for den som påføres tvangen, medfører feil bruk av tvang brudd på helseinstitusjoners plikt til å ivareta pasientsikkerheten. Kontrollkommisjonene skal derfor forholde seg aktivt og kritisk til tvangsbruk i institusjoner innenfor sitt ansvarsområde. Ledelsen for enheter som etter den enkelte kontrollkommisjons vurdering har en omfattende bruk av tvang, bør varsles om dette og evt. innkalles til møte med kommisjonen for å diskutere situasjonen og aktuelle tiltak. Ved alvorlige forhold, som gjentatt ulovlig praksis som ikke blir rettet opp, skal statsforvalteren varsles.
Sivilombudets forebyggingsenhet mot tortur og umenneskelig behandling ved frihetsberøvelse overvåker Norges overholdelse av FNs torturkonvensjon. Sivilombudets torturforebyggingsenhet bidrar ved sine besøk hos institusjoner i det psykiske helsevernet til å avdekke svikt i praktiseringen av tvungent psykisk helsevern. Enhetens funn gir grunn til å fremheve kontrollkommisjonens ansvar for at tvangsvedtak er tilstrekkelig begrunnet, at pasienter og pårørende får underretning om og kopi av vedtak og at de gjøres kjent med sin rett til å klage til kontrollkommisjonen.
Kontrollkommisjonene har en viktig jobb med å bidra til en korrekt og enhetlig nasjonal forståelse og praktisering av psykisk helsevernloven. Det er da viktig at kommisjonene holder seg oppdatert på regelverket, inkludert den menneskerettslige utviklingen.
Kontrollkommisjonens skal utføre de oppgaver som er pålagt kommisjonen gjennom psykisk helsevernloven og psykisk helsevernforskriften. Oppgavene kan grovt inndeles i tre områder
Kontrollkommisjonen skal på eget initiativ kontrollere at de formelle og materielle vilkårene for tvangsinnleggelser er oppfylt (dokumentkontroll) og vurdere fortsatt behov for tvungent vern tre måneder etter innleggelsen (tre måneders kontroll). Kommisjonen skal videre samtykke til opprettholdelse av tvungent vern ut over ett år (ett års forlengelse), og vurdere beslutninger om å etablere psykisk helsevern for barn over 12 år der foreldrene samtykker, men barnet ikke er enig i tiltaket.
Kontrollkommisjonen er klageinstans for alle vedtak etter psykisk helsevernloven, med unntak av vedtak om behandling uten eget samtykke, jf. psykisk helsevernloven § 4-4. For sistnevnte vedtak er statsforvalteren klageinstans - veiledning er gitt i Veileder for statsforvalterens behandling av klagesaker etter psykisk helsevernloven § 4-4.
Klager over manglende oppfyllelse av rettigheter etter pasient- og brukerrettighetsloven behandles ikke av kontrollkommisjonen, men av statsforvalteren. Det gjelder blant annet klage over avslag på fritt behandlingsvalg på samme behandlingsnivå, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 2-4. Dersom pasient selv begjærer seg overført til en annen institusjon med hjemmel i denne bestemmelsen, skal eventuelt avslag på søknad påklages til statsforvalteren, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 7-2. Dersom derimot faglig ansvarlig, uten pasientens samtykke, fatter vedtak om overføring av en pasient under tvungent psykisk helsevern med hjemmel i psykisk helsevernloven § 4-10, er det kontrollkommisjonen som er klageinstans.
Kontrollkommisjonen er også tillagt et ansvar for å føre tilsyn med pasientenes generelle velferd (velferdskontroll), herunder kontroll med restriktive tiltak og gjennomgang av tvangsprotokoller, samt påse at husordensreglementer er i overenstemmelse med loven. Kontrollkommisjonen skal melde fra til tilsynsmyndighetene (statsforvalteren) dersom den gjennom sin virksomhet avdekker alvorlige forhold i institusjonen.
Det minnes om at kontrollkommisjonene har en alminnelig veiledningsplikt, jf. forvaltningsloven § 11. Dersom noen henvender seg til kontrollkommisjonen som urette myndighet, plikter kommisjonen å henvise vedkommende til riktig mottakerorgan for henvendelsen.
Der noen er under psykisk helsevern skal det være en kontrollkommisjon som treffer de avgjørelser som i lov og forskrift er lagt til kontrollkommisjonen, jf. psykisk helsevernloven § 6-1.
Med psykisk helsevern menes alle enheter i spesialisthelsetjenesten som yter helsehjelp for psykiske lidelser, jf. psykisk helsevernloven § 1-2.
Dette innebærer at det skal være en kontrollkommisjon tilknyttet alle enheter (institusjoner og avdelinger) i spesialisthelsetjenesten hvor kontrollkommisjonen har kompetanse til å treffe avgjørelser. I praksis vil dette være ved
Poliklinikker som ikke har ansvar for tvungent vern, skal som utgangspunkt ikke ha kontrollkommisjon tilknyttet seg. Dette vil blant annet være tilfelle for en del barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker. Barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker som har ansvar for døgnkontinuerlig arenafleksibel behandling, må imidlertid ha en kontrollkommisjon, da slik behandling sidestilles med døgnenheter. Se Helsedirektoratets brev av 22. desember 2015, jnr. 14/6253.
Etter endring i psykisk helsevernloven § 4-6 første ledd i 2016 er adgangen til å foreta undersøkelse av eiendeler og rom, samt kroppsvisitasjon, ved begrunnet mistanke, nå utvidet til å gjelde alle typer institusjoner i psykisk helsevern - også poliklinikker. Vedtak etter psykisk helsevernloven § 4-6 første ledd kan påklages til kontrollkommisjonen. Dette innebærer at poliklinikker som praktiserer undersøkelser av eiendeler og/eller kroppsvisitasjon ved mistanke, må ha en kontrollkommisjon tilknyttet seg, selv om poliklinikken ikke har ansvar for tvungent vern.
Helsedirektoratet beslutter hvilke institusjoner den enkelte kontrollkommisjon skal ha ansvaret for, jf. phvl. § 6-1 tredje ledd. Statsforvalteren, som har god kunnskap om lokale forhold og institusjonenes geografiske beliggenhet, foreslår ansvarsområde for direktoratet.
Dersom en kontrollkommisjon vurderer det institusjonelle ansvarsområdet sitt som uhensiktsmessig avgrenset eller har andres spørsmål om ansvarsområdet, må kommisjonen henvende seg til statsforvalteren som kan foreslå en ny inndeling overfor Helsedirektoratet.
Klage på vedtak om overføring fra én institusjon til en annen, jf. psykisk helsevernloven §§ 4-10 og 5-4, skal som utgangspunkt behandles av kontrollkommisjonen ved institusjonen som har truffet vedtaket, dvs. institusjonen pasienten overføres fra. Dette henger sammen med at klagen som hovedregel skal gis oppsettende virkning, jf. psykisk helsevernloven § 4-10 tredje ledd og 5-4 annet ledd.
Dersom klagen ikke gis oppsettende virkning og pasienten overføres før klagebehandlingen, skal derimot kontrollkommisjonen ved den institusjonen som pasienten overføres til, behandle klagen. I slike tilfeller bør kontrollkommisjonen innhente informasjon fra den faglig ansvarlige ved den tidligere institusjonen eller vurdere om vedkommende bør innkalles som vitne, for at saken skal bli tilstrekkelig opplyst.
Pasienter som er underlagt tvungent psykisk helsevern uten døgnopphold, jf. psykisk helsevernloven § 3-3, jf. § 3-5 tredje ledd, kan ha frivillig døgnopphold på institusjon i spesialisthelsetjenesten, uavhengig av om institusjonen er godkjent for ansvar for tvungent psykisk helsevern.
Dersom pasienten frivillig oppholder seg ved en annen institusjon enn den som er ansvarlig for vernet, og de to institusjonene har ulike kontrollkommisjoner, skal kommisjonen ved institusjonen som er ansvarlig for det tvungne vernet foreta tre måneders kontroll og ett års forlengelse, jf. psykisk helsevernloven § 3-8, og være klageinstans for klager som gjelder vedtaket om tvungent psykisk helsevern.
Klager på eventuelle gjennomføringsvedtak som er truffet av den institusjonen som pasienten frivillig oppholder seg i, for eksempel undersøkelse av rom, jf. psykisk helsevernloven § 4-6, bør behandles av kontrollkommisjonen ved denne institusjonen. Samme kommisjonen har i utgangspunktet også ansvaret for å føre nødvendig kontroll med pasientens velferd, jf. psykisk helsevernloven § 6-1 annet ledd.
Som utgangspunkt er kontrollkommisjonen underlagt habilitetsreglene i forvaltningsloven § 6, jf. psykisk helsevernloven § 1-6. I klagesaker om tvungen observasjon, etablering, opprettholdelse og opphør av tvungent, samt overføring, gjelder habilitetsreglene i domstolloven kapittel 6, jf. psykisk helsevernloven § 6-4 sjuende ledd tredje punktum.
Inhabilitet oppstår dersom et kommisjonsmedlem har en slik tilknytning til saken eller sakens parter at vedkommende av den grunn må anses som uskikket til å medvirke ved en tilrettelegging for eller avgjørelse av en sak.
Nært slektskap, vergemål og visse andre tilknytningsforhold mellom et kontrollkommisjonsmedlem og noen av partene i saken er absolutte inhabilitetsgrunner, jf. forvaltningsloven § 6 første ledd og domstolloven § 106. Foreligger det slike forhold, er medlemmet inhabilt uten at saken skal vurderes nærmere. Absolutt inhabilitet oppstår også dersom et kommisjonsmedlem er i nært slektskap med pasientens advokat i en klagesak, jf. domstolloven § 106 nr. 7. Habilitetsspørsmål kan oppstå både i relasjon til oppnevning av advokat for pasienten og ved behandling av sak i kontrollkommisjonen.
Relativ inhabilitet kan oppstå som følge av andre særegne forhold som er egnet til å svekke et medlems upartiskhet, jf. fvl. § 6 andre ledd og domstolloven § 108. Det kan for eksempel dreie seg om forhold som kan skape mistanke om at medlemmet har forutinntatte holdninger eller personlige interesser i saken. I motsetning til ved absolutt inhabilitet, må det foretas en konkret skjønnsmessig vurdering. I tillegg til den subjektive vurderingen av om omstendigheten faktisk kan påvirke medlemmets syn i saken, må det fortas en objektiv vurdering av hvordan situasjonen fremtrer utad. Partenes syn på medlemmets habilitet vil være et moment av betydning.
Flere omstendigheter kan etter en konkret, skjønnsmessig vurdering lede til inhabilitet for et kontrollkommisjonsmedlem.
Vennskap - eller motsetningsforhold - mellom et medlem og noen av partene i saken er ett eksempel, mens derimot et medlems vennskap eller bekjentskap med en prosessfullmektig i saken ikke uten videre vil føre til inhabilitet.
Kollegiale relasjoner mellom et medlem og aktører i saken kan også medføre inhabilitet. Det vil typisk kunne være mellom kommisjonsleder og pasientens advokat; for eksempel dersom kommisjonsleder har advokatfellesskap med eller er ansatt i samme virksomhet som pasientens advokat. Et tidligere ansettelsesforhold i samme virksomhet vil derimot normalt ikke medføre inhabilitet. Også dersom et medlems ektefelle eller barn har et nåværende ansettelsesforhold i samme virksomhet som en av prosessfullmektigene, kan dette medføre inhabilitet; virksomhetens størrelse og hvorvidt de arbeider på samme saksfelt er i så fall momenter av betydning.
Noen aktuelle Høyesterettsdommer om inhabilitet etter domstolslovens regler er Rt-1986-214, Rt-2000-345, HR-2004-00215-A og HR-2014-1907-U.
Det er ikke upraktisk at en pasient klager flere ganger over samme vedtak om tvungent psykisk helsevern. At kontrollkommisjonen tidligere har behandlet en sak med samme pasient og samme saksforhold, vil ikke i seg selv føre til inhabilitet. Det kan likevel være grunn til å variere sammensetningen av kontrollkommisjonen ved påfølgende klager, ved at ett eller flere varamedlemmer trer inn.
Ved klagesaker vil habiliteten i praksis avklares ved starten av møtet ved at partene blir spurt om det foreligger innsigelser mot kontrollkommisjonens sammensetning. Dette føres i protokollen.
Et medlem som er inhabilt, kan ikke ta avgjørelser i saken.
Dersom noen av medlemmene er inhabile ved behandling av klagesaker, tremånederskontroll eller ett års forlengelse, må deres personlige varamedlem innkalles for å delta i avgjørelsen, da kommisjonen skal være fulltallig i disse sakene, jf. psykisk helsevernloven § 6-4 og forskriften §§ 58 og 59.
Dersom et kontrollkommisjonsmedlem ikke tar til følge en inhabilitetsinnsigelse, er dette ikke en beslutning som kan påankes (denne delen av domstolloven kapittel 6 er ikke overførbar til kontrollkommisjonenes klagebehandling, jf. phvl. § 6-4 syvende ledd).
For klagevedtak om tvungent vern og overføring til tvungent vern med døgnopphold kan habilitetsinnsigelsen eventuelt tas opp i et påfølgende søksmål, jf. § 7-1.
I øvrige (klage)saker er det lite praktisk med domstolsprøving, men pasienten vil eventuelt kunne rette en klage til Sivilombudet.
Kommisjonens medlemmer bør også unngå forhold som kan medføre inhabilitet eller rollekonflikter på senere tidspunkt: En kommisjonsleder som er advokat, bør for eksempel ikke representere pasienter som er under tvungent vern under egen kommisjons ansvarsområde i straffesaker, barnevernssaker etc.
Kontrollkommisjonen bør ikke utpeke advokat som er verge for pasient underlagt tvungent vern, til advokat for pasienten i en klagesak, da det tenkelig kan oppstå rollekonflikter mellom oppdraget som verge og oppdraget som pasientens advokat.
Helsepersonell har taushetsplikt om folks legems- og sykdomsforhold, jf. helsepersonelloven § 21. Taushetsplikten er imidlertid ikke til hinder for at taushetsbelagte opplysninger gis videre når dette er uttrykkelig fastsatt i lov eller forskrift, jf. helsepersonelloven § 23 nr. 6.
Institusjonen (databehandlingsansvarlig) kan gjøre helseopplysningene i pasientjournal tilgjengelige for andre formål enn helsehjelp når den som opplysningene gjelder samtykker til dette eller det er fastsatt i lov eller forskrift, jf. pasientjournalloven § 20.
Hjemmel for å gjøre opplysningene tilgjengelige for kontrollkommisjonen finnes i forskriften § 48. Helsepersonell skal, på forespørsel fra kommisjonen gi opplysninger og fremlegge dokumenter som kommisjonen vurderer som nødvendig for utøvelsen av sin virksomhet. Bestemmelsen gir en ikke uttømmende oversikt over aktuelle dokumenter som kommisjonen kan be om å få fremlagt. Ved vurderingen av hvilke dokumenter som skal bes fremlagt, må kommisjonen ta hensyn til dokumentenes relevans for saken.
Kontrollkommisjonen kan anmode om dokumentasjon både fra institusjonen der pasienten er underlagt tvungent vern og institusjoner der pasienten tidligere har vært behandlet. Det kan for eksempel være nødvendig å innhente relevant informasjon fra andre som har gitt helsehjelp til pasienten i spesialisthelsetjenesten og helse- og omsorgstjenesten, for å underbygge at behandlingsvilkårets forverringsalternativ er oppfylt, jf. psykisk helsevernloven § 3-3 første ledd nr. 3 bokstav a.
Alle kontrollkommisjonens medlemmer kan be om opplysninger og dokumenter.
Institusjonen bestemmer hvordan opplysningen skal gjøres tilgjengelig, jf. pasientjournalloven § 19. De fleste helseopplysninger blir i dag registrert og lagret i elektronisk pasientjournal, og det vil som oftest være hensiktsmessig at kontrollkommisjonen får tilgang til nødvendige journalopplysningene elektronisk, selv om papirutskrift fortsatt kan benyttes.
Opplysningene kan gjøres elektronisk tilgjengelige for kommisjonen:
Det er ikke nødvendig at ansatte er til stede når opplysningene leses.
Det kan pr i dag ikke gis lovlig tilgang til elektronisk pasientjournal via fjernaksess, da det foreløpig ikke finnes fjernaksessløsninger som oppfyller lovens krav til informasjonssikkerhet. Pasientjournalloven står imidlertid ikke veien for slik tilgang, dersom dette lar seg løse teknisk.
Institusjonen må påse at informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ivaretas ved utleveringen, jf. pasientjournalloven § 22, herunder utføre tilgangskontroll. Kommisjonen skal bare ha tilgang til helseopplysninger om de pasientene som kommisjonen har ansvar for og de opplysningene som er nødvendige for at den kan utføre sitt oppdrag, og som kommisjonen har bedt om. Den skal ikke kunne tilegne seg andre taushetsbelagte opplysninger.
Kontrollkommisjonen kan ikke gis skrivetilgang til den elektroniske pasientjournalen, og må derfor registrere hvilke saker og dokumenter den har gjennomgått og eventuelle merknader til disse i kommisjonens egen protokoll, se Protokoll og arkivering.
Hvorvidt det er behov for annen dokumentasjon enn helseopplysninger, må vurderes konkret i den enkelte sak. Det kan for eksempel være ønskelig å få underbygget påstand om at pasienten er til fare for andres liv eller helse eller hvordan pasienten fungerer i perioder uten behandling.
Innhenting av slike opplysninger må skje i overenstemmelse med reglene om taushetsplikt.
Helsedirektoratet legger til grunn at kontrollkommisjonen har adgang til å gi andre forvaltningsorganer, for eksempel politi eller barnevern, tilstrekkelig opplysninger om den aktuelle pasienten til at det muliggjør innhenting av relevante opplysninger for kontrollkommisjonen, jf. forvaltningsloven § 13b nr. 5. Det vil typisk kunne være opplysninger om at pasienten er under behandling i psykisk helsevern og at det er behov for flere opplysninger fra andre organer for å vurdere om pasienten er til fare for andres liv og helse. Politiet har hjemmel i politiregisterloven § 30 til å utlevere opplysninger til andre offentlige organer, dersom dette er nødvendig for å fremme mottakerorganets (her: kontrollkommisjonens) oppgaver etter lov. Kontrollkommisjonen kan henvise til denne bestemmelsen ved anmodning om utlevering av opplysninger eller dokumenter til bruk for risikovurderinger. Se eksempel på mal for henvendelse her.
Helsepersonell har ikke den samme muligheten som kontrollkommisjonen til å utlevere nødvendige opplysninger om pasienten til politiet, da de er underlagt en mer omfattende taushetsplikt etter helsepersonelloven.
Kontrollkommisjonen kan, dersom institusjon ikke allerede har gjort dette, kontakte nærmeste pårørende for å innhente opplysninger om pasientens tilstand og fungering med og uten behandling. Ettersom nærmeste pårørende skal underrettes når det er fattet vedtak om tvungen observasjon og tvungent psykisk helsevern, vil informasjon om at pasienten er under tvungent vern allerede være kjent for nærmeste pårørende og kontrollkommisjonen vil ikke røpe taushetsbelagte opplysninger dersom de tar kontakt med disse for å få opplysninger om pasienten.
Kontrollkommisjonens medlemmer har taushetsplikt, jf. forvaltningsloven §§ 13 - 13e, jf. forskriften § 44. Taushetsplikten gjelder også pasientens fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted. Brudd på taushetsplikten er straffebelagt.
Alle dokumenter som inneholder personopplysninger, må oppbevares forsvarlig. Dette inkluderer for eksempel vedtak, avgjørelser, brev, protokoller mv. og gjelder både dokumenter i papirform og dokumenter eller opplysninger i digital form. For papirdokumenter vil dette typisk innebære at dokumentene oppbevares innelåst hos leder. For digitale opplysninger at de oppbevares slik at kravene i GDPR artikkel 32 overholdes.
Kommisjonens øvrige medlemmer skal ikke oppbevare personopplysninger ut over det som er nødvendig for en forsvarlig saksbehandling. Materiale må oppbevares forsvarlig og makuleres umiddelbart, for eksempel i etterkant av avholdt klagesaksmøte.
Verken lov eller forskrift oppstiller noe forbud mot å medbringe utskrifter og avskrifter av pasientjournal ut av institusjonen. Kommisjonen har ikke kontorplass på institusjonene, og oppfølgingsansvar som protokollering eller vedtaksutforming må da nødvendigvis skje annensteds, typisk på leders advokat- eller dommerkontor. Det er som regel nødvendig at lederen tar med seg utskrift av relevante journalopplysninger eller egne nedtegnelser ut av institusjonen til dette bruk. Dette må imidlertid skje på en betryggende måte, slik at uvedkommende ikke får tilgang. Se Helsedirektoratets brev 22. oktober 2013, jnr. 13/9260.
Som ledd i ivaretakelsen av taushetsplikten, skal kommisjonen møter gå for lukkede dører, jf. forskriften § 45.
Dokumenter med personopplysninger skal bare deles med de som har rett til opplysningene og i det omfang det er nødvendig og på en måte som sikrer at taushetsplikt og personvern overholdes.
Tabellen nedenfor gir oversikt over hvem kommisjonens dokumenter kan/skal deles med og hvordan dokumentene kan overleveres på en måte som ivaretar taushetsplikt og personvern. Tabellen dekker de viktigste adressatene, dokumentene og kommunikasjonskanalene, men må ikke betraktes som uttømmende. Det sentrale formålet er å veilede kommisjonen om overholdelse av taushetsplikt og vern av personopplysninger.
Hvem kontrollkommisjonen kan dele dokumenter med | Hvilke dokumenter som kan deles | Hvordan dokumentene deles |
Innad i kontrollkommisjonen | Protokoll. Utveksling av informasjon mellom leder og nestleder om aktivitet for å sikre kontinuitet. Vedtak. Sirkulering utenfor møte for godkjenning. | Dokumenter med personopplysninger (alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson) sendes pr brevpost, Digipost, kryptert epost*) eller tilsvarende sikre digitale kanaler, ev. leveres personlig. Protokoll uten personopplysninger kan sendes med epost. |
Pasient/advokat | Vedtak. Pasienten har rett til skriftlig vedtak. Skriftlig varsel om rett til å uttale seg før vedtak. | Sendes pr brevpost, Digipost, kryptert epost*) eller tilsvarende sikre digitale kanaler, ev. leveres personlig. Varsel om rett til å uttale seg kan også gis muntlig. |
Pårørende | Kopi av vedtak. Lovbestemt rett til kopi av (visse) vedtak Varsel om rett til å uttale seg før vedtak. | Sendes pr brevpost, Digipost, ev. leveres personlig. Varsel kan også gis muntlig. |
Instans som har begjært tvungent vern (oftest politi) | Kopi av vedtak. Lovbestemt rett til kopi av (visse) vedtak | Sendes pr brevpost, kryptert epost*) eller tilsvarende sikre digitale kanaler, ev. leveres personlig |
Faglig ansvarlig | Kopi av vedtak. Lovbestemt rett til kopi av vedtak. Merknader. Ved kontroll av dokumenter og tvangsvedtak | Sendes pr brevpost, kryptert epost*) eller tilsvarende sikre digitale kanaler, ev. leveres personlig. Gis i "gule lapper" eller kommentarfelt i EPJ, ved muntlige tilbakemeldinger eller brev til den enkelte faglige ansvarlige anvendes. OBS: Av hensyn til taushetsplikt og personvern bør ikke personopplysninger om flere pasienter samles i samme brev. |
Sykehusets ledelse | Brev. Tilbakemeldinger vdr. generelle mangler ved saksbehandling, mangler ved pasientenes velferd mv. | Brev med personopplysninger sendes pr brevpost, Digipost, kryptert epost*) eller tilsvarende sikre digitale kanaler, ev. leveres personlig. Brev uten personopplysninger kan sendes med epost. Tilbakemeldinger kan også gis muntlig. OBS: Av hensyn til taushetsplikt og personvern bør ikke personopplysninger om flere pasienter samles i samme brev. |
Statsforvalterne | Informasjon om tid, varighet og deltakere i møte som grunnlag for godtgjøring | Kan sendes med epost. |
Statsforvalter/Helsetilsynet/ Ukom/Sivilombudet/Datatilsynet | Brev om alvorlige forhold. Oversendelser av møteprotokoller, vedtak, personvernerklæringer, behandlingsprotokoller og annen aktivitet ved tilsyn og klagebehandling. | Dokumenter med personopplysninger sendes pr brevpost, kryptert epost*) eller tilsvarende sikre digitale kanaler, ev. leveres personlig. Andre dokumenter kan sendes med epost. |
Helsedirektoratet | Årsrapporter | Eget digitalt rapporteringssystem. Ingen personopplysninger skal avgis. |
*) Eksempel på programvare for kryptert epost er bla. 7-zip, som er gratis tilgjengelig. Det er viktig at passordet for åpning av krypterte filer formidles til mottaker via annen kanal, for eksempel telefon eller sms.
Kontrollkommisjonens saksbehandling, protokollering og arkivering må, av hensyn til rettsikkerhet og kontrollbehov, oppfylle krav til notoritet. Følgende prinsipper er derfor førende for denne aktiviteten:
Kontrollkommisjonen skal føre protokoll over sin virksomhet, jf. forskriften § 46 første ledd.
Protokollen er et arbeidsverktøy innad i kontrollkommisjonen, spesielt for leder og nestleder, og dokumentasjon på at kontrollkommisjonen har utført sine pålagte oppgaver. Protokollen bør inneholde opplysninger som gjør at den kan brukes som grunnlag for leders kontroll av medlemmers krav om godtgjøring og for årsrapportering til Helsedirektoratet.
Følgende informasjon skal inngå i protokollen:
Kopi av vedtak som er fattet, tilbakemeldinger til institusjonen og statsforvalteren vedrørende alvorlige forhold ved institusjonen og annen korrespondanse oppbevares hos leder til det avleveres til statsforvalteren. Kontrollkommisjonens avgjørelser anses da protokollert.
Protokollen skal bare deles innad i kommisjonen, og kun dersom det er behov for det av hensyn til oppgaveløsningen. Den skal ikke deles med institusjonen eller de faglig ansvarlige.
Kommunikasjon om forhold vdr. konkrete pasienter skjer fortrinnsvis gjennom "gule lapper" i EPJ systemet eller annen direkte kommunikasjon med den faglige ansvarlig for den aktuelle pasienten. Se tabell i kapittel 5.
Leder av kommisjonen oversender dokumenter til statsforvalteren for endelig arkivering. Oversendelse bør skje hvert fjerde år, eller når kommisjonsleder går av.
Avlevering av dokumenter til statsforvalteren skal skje etter følgende rutiner:
Det skal lages en enkel arkivnøkkel som viser hvordan dokumentene er ordnet etter
Materialet skal
Arkivboksenes innhold skal listeføres og boksene leveres ved kontoret til den enkelte statsforvaltere.
Når kontrollkommisjonen behandler en sak som gjelder en konkret pasient, skal pasienten informeres om dette og om sine rettigheter i denne forbindelse.
Kontrollkommisjonens meddelelser til pasienten skal som hovedregel gis i form av lukket brev til vedkommende personlig, jf. forskriften § 49 første ledd.
Meddelelsen kan også sendes elektronisk såfremt pasienten samtykker til det og det er benyttet en betryggende metode for å sikre konfidensialitet, jf. forskriften § 49 annet ledd. Dette innebærer for eksempel at epost må anonymiseres, dvs. ikke inneholde navn, fødselsnummer og institusjonsnavn. Kontrollkommisjonen må forsikre seg om at meddelelsen har nådd pasienten, og må derfor be pasienten om å bekrefte at epost er mottatt.
Kommisjonen bør forvisse seg om at pasienten forstår meddelelsens innhold. I tilfeller der det er grunn til å tro at det er behov for det, bør kommisjonen sørge for at pasienten gis en nærmere forklaring innholdet og konsekvensene av det. Forklaringen bør gis av kontrollkommisjonens leder eller av pasientens advokat. Det kan være uheldig dersom slik forklaring gis av institusjonen, da dette kan svekke pasientens tillit til kontrollkommisjonen som et uavhengig organ.
En del pasienter vil ha problemer med å forstå skriftlige og/eller norskspråklige meddelelser. Kontrollkommisjonens veiledningsplikt, jf. forvaltningsloven § 11, og plikt til å opplyse saken så godt som mulig, jf. forvaltningsloven § 17, innebærer at pasienten må få veiledning om innholdet på en måte som gjør at vedkommende kan forstå innholdet og hvilke rettigheter og plikter som følger av det, om nødvendig ved hjelp av tolk. Se for øvrig Helsedirektoratets veileder Veileder om kommunikasjon via tolk, som behandler bruk av tolk i helsevesenet. Bruk av tolk i klagesaksmøter er omtalt under Fri rettshjelp og informasjon om adgangen til rettslig prøving.
Pasient- og brukerrettighetsloven og psykisk helsevernloven inneholder særlige regler som skal sikre nærmeste pårørende rett til informasjon, medvirkning og klage og bidra til sakens opplysning for institusjon og kontrollkommisjon.
Nærmeste pårørende er definert i pasient- og brukerrettighetsloven§ 1-3 bokstav b. Når pasient er underlagt tvungen observasjon og tvungent psykisk helsevern har den som i størst utstrekning har hatt varig og løpende kontakt med pasienten, tilsvarende rettigheter etter psykisk helsevernloven og pasient- og brukerrettighetsloven som nærmeste pårørende.
Pårørende vil ofte være en ressurs i behandlingen, selv om pasient og nærmeste pårørende ikke nødvendigvis har sammenfallende interesser.
I klagesaker, ved tre månederskontroll og ved ett års forlengelse skal kontrollkommisjonen påse at saken er så godt opplyst som mulig. Dette kan innebære at kontrollkommisjonen bør innhente opplysninger fra pasientens pårørende, enten selv eller via institusjonen. Pårørende vil for eksempel kunne ha viktige opplysninger om pasientens tilstand og fungering med og uten behandling. Slik innhenting må skje i overensstemmelse med reglene om taushetsplikt. Ettersom nærmeste pårørende alltid skal høres før det fattes vedtak etter psykisk helsevernloven kapittel 3, jf. psykisk helsevernloven § 3-9, og dessuten skal informeres om vedtaket for å kunne ivareta sine klagerettigheter, vil informasjon om at pasienten er under tvungent ikke være taushetsbelagt overfor nærmeste pårørende.
Dersom pårørende har påklaget vedtak om tvungen observasjon eller tvungent psykisk helsevern, må kontrollkommisjonen påse at vedkommende får kopi av kommisjonens vedtak i klagesaken.
Kommisjonen bør også kontrollere at institusjonen sørger for at nærmeste pårørende
Det forventes ikke at kontrollkommisjonen kontrollerer alle vedtak med tanke på om det er gitt informasjon til nærmeste pårørende om vedtaket, men det er naturlig at dette sjekkes i forbindelse med dokumentkontroll ved etablering av tvungen observasjon og tvungent psykisk helsevern, jf. psykisk helsevernloven § 3-8 første ledd.
Forskriften kapittel 7 del II fastsetter generelle saksbehandlingsregler for kontrollkommisjonens behandling av klagersaker. Reglene gjelder som utgangspunkt for alle klagesaker. Det er i tillegg gitt særskilte regler for klager i sak om tvungen observasjon og etablering, opprettholdelse og opphør av tvungent psykisk helsevern, samt overføring, jf. psykisk helsevernloven § 6-4, som behandles i neste kapittel.
Det er gitt særskilte regler for behandling av klager på vedtak om tvungen observasjon, etablering, opprettholdelse eller opphør av tvungent psykisk helsevern, samt overføring, jf. psykisk helsevernloven § 6-4 og forskriften kapittel 7 del II, som supplerer psykisk helsevernlovens generelle regler for klagebehandling og forvaltningsloven. Reglene gir pasienten en sterkere partsstilling enn hva som følger av forvaltningsloven. I denne typen saker er det krav om at det avholdes et møte der det opptas forklaringer og gis muntlige redegjørelser.
Enkelte pasienter kan tidvis eller under gitte omstendigheter utgjøre en sikkerhetsrisiko for andre. I slike tilfeller må kommisjonsmedlemmenes sikkerhet avveies mot pasientens rett til å være tilstede i møter eller mulighet til å møte kommisjonen uten personale til stede.
Kommisjonen bør legge vekt på institusjonenes vurderinger av sikkerhetsrisikoen, og i dialog med institusjonen finne fram til praktiske løsninger for gjennomføring av møter mellom pasient og kommisjon.
Løsninger som kan benyttes for at kommisjon og pasient skal få snakke sammen alene, vil kunne være glassvegg, transportbelte, alarmknapp, bord mellom pasienten og kommisjonen eller helsepersonell på vakt utenfor døren til møterommet.
Institusjonen må varsles ved hendelser i form av vold og trusler fra pasienter mot kontrollkommisjonens medlemmer. Avhengig av hendelsens alvorlighetsgrad og omstendighetene for øvrig bør kontrollkommisjonen vurdere anmeldelse til politiet.
Medlemmer i kontrollkommisjonene er omfattet av yrkesskadeforsikringsloven. Det innebærer at den som har blitt påført skade av hendelser som har inntruffet i arbeidstiden, på arbeidsstedet og på arbeidsplassen kan melde krav om erstatning til Statens pensjonskasse, som behandler slike saker.